初めてのWEB会議の準備をしている方。同じ「会議」でも、対面とWEBとでは勝手がまったく異なるものだけに、何を準備すればいいのか、当日は何に気をつければいいのかなど、わからないことも多いでしょう。
そこで、今回は初めてのWEB会議をスムーズに進行するコツをご紹介します。
WEB会議の準備のコツ
まずは、WEB会議を準備する段階で気をつけたいコツをご紹介します。
WEB会議システムの使い方を把握する
参加者全員がシステムを使えないと、スムーズにWEB会議ができません。
WEB会議システムを実際に使用してみて、その使い方を把握しておきましょう。その上で、ほかの参加者にもシステムの使い方を共有しておきます。こうすることで当日、システムが使えない人が出て会議が中断されるリスクを減らせます。
招待URLは前日までに発行、共有する
WEB会議の招待URLは、少なくとも前日までには共有しておきましょう。
初めてのWEB会議でまだ慣れていないと、招待URLの発行に手間取ることがあります。それが当日だとしたら、会議の開始時間に間に合わなくなるかもしれません。日時が決まっているのなら、前日と言わずにすぐ共有してもいいでしょう。
WEB会議中の背景画像を準備しておく
多くのWEB会議システムでは、画面の背景を加工することができます。背景をぼかしたり、システムに初めから入っている画像に差し替えたり。また、会社のロゴ入り画面や、自分の好きな風景を背景にすることも可能です。
自分の部屋を見られたくない人は、事前に準備しておくといいでしょう。
WEB会議進行中のコツ
次に、WEB会議の進行中に気をつけたいコツをご紹介します。
会議の目的と進行中のルールを再確認する
まず、WEB会議のはじめには会議の目的と進行中のルールを再確認しましょう。とくにWEB会議では相手との意思疎通がズレやすいので、目的を明確にしておかないと話が脱線しやすく、まとまらないまま終了というケースも起こり得ます。
また、参加者全員がルールを把握していないと、スムーズな進行はできません。
WEB会議中のよくあるルール
- 発言者以外はミュートにしておく
- 発言したい人は挙手機能で知らせる
- ほかの人の発言中に割り込まない
- 「声」による相槌はしなくていい（↑発言中の割り込みになる）
- 会議中はカメラをONにしておく
対面会議よりリアクションは大きめにする
例外もありますが、WEB会議では原則、発言者以外はミュートにしておくのがマナーであることが多いでしょう。ただ、それは相槌不要という意味ではありません。
周りの反応が読みづらいWEB会議では、「うなずき」のようなリアクションは過剰すぎるくらいした方が、発言者は周りの反応がわかって安心します。
相手の様子をこまめに確認しながら進める
相手の様子が掴みづらいWEB会議では、対面よりも話に置き去りにされる人がでやすくなります。「相槌を打っている＝理解できている」とは限りません。
そこで、どこまで理解できているか聞いてみたり、内容に関連する質問を投げかけたりと、会議中にこまめに確認作業を入れるといいでしょう。
WEB会議終了後のコツ
最後は、WEB会議が終了してから気をつけたいコツをご紹介します。
録画データや議事録を速やかに共有する
WEB会議が終了したら、録画データや議事録はできるだけすぐに共有します。どれほど白熱した会議でも、時間が経つほどに記憶は薄れるものです。録画データや議事録をすぐに共有することで、会議の熱気を残しつつ、記録しておくことができます。
また、録画データや議事録は参加者以外に情報を共有するのにも便利です。
相手が退出したのを確認して接続を切る
WEB会議の主催側なのであれば、退出するのは最後まで待つのがいいでしょう。相手より先に接続を切ってしまうと、なかには不快に感じる人もいます。一方で、参加側なのであれば、会議が終了したら早めに退出してあげてください。いつまでも接続したままだと、主催側が気をつかって退出できません。
WEB会議で実際にあったトラブル事例
おまけとして、WEB会議で実際にあったトラブル事例をいくつかご紹介します。
- 大事な場面で画面が固まってしまった……
- 音声が途切れ途切れで話が伝わらない……
- 自宅の回線が弱くて在宅作業禁止になった……
- ミュートのまま会話してしまっていた……
- 使い方がわからず、WEB会議に遅れた……
- 散らかった部屋が映ってしまった……
とくにWEB会議のトラブルで多いのは「通信環境」に関するものです。ネット回線が遅かったり、不安定になりやすかったりすると、前述のトラブル事例のように画面が固まったり、音声が途切れたりして会議になりません。
ADSLやモバイルWi-Fi、スマホのテザリングなどでもWEB会議は可能ですが、トラブルの心配なく会議に集中したいのなら「ビッグローブ光」などの「光回線」をおすすめします。
WEB会議の成功は準備段階で決まる！
今回、初めてWEB会議をするときのコツについてまとめてきました。
WEB会議が成功するかは、準備で決まる！と言っても過言ではありません。初めてのWEB会議が決まったら、ご紹介した内容を参考に早めに準備を進めておいて、当日はスムーズな進行で会議を成功に導いてください。
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*1 IPv6に対応していないサービス/サイトはIPv4接続となります。
*2 最大通信速度は光回線タイプによって異なります。最大通信速度はお客さまのご利用機器、宅内配線、回線の混雑状況などにより低下します。
