会議の録画動画などを共有する際は、主に2つの方法があります。一つは、クラウドストレージにファイルをアップロードして、ファイル自体を共有する方法。もう一つは、オンラインストレージやファイル転送サービスにアップロードして、相手にファイルをダウンロードしてもらう方法です。以下で、2つの方法のメリット、デメリットをみていきましょう。
1. クラウドストレージ上でファイルを共有する方法
まず一つ目の方法は、GoogleドライブやOne Driveなどのクラウドストレージにファイルをアップロードして、ファイルの共有設定をする方法です。
例えば、Googleドライブでは共有したいファイルを選択し、[共有] または共有アイコンをクリックして共有先を設定します。その際、リンクを知っている人が閲覧だけできる、編集もできる、などの細かい設定ができます。複数のファイルを共有したり、特定のユーザーのみと共有したりといった設定も可能です。
クラウドストレージでファイルを共有するメリット
クラウドストレージでファイル共有する場合、以下のようなメリットが挙げられます。
・複数人でファイルの同時編集ができ、作業効率がアップする
・スマホなどマルチデバイスで利用できる
・手動でバックアップを取る必要がない
Googleドライブを利用する際は、Microsoft Officeのファイルを変換せずに利用できることもメリットです。
通信環境に左右されることや情報漏えいに注意
クラウドストレージでファイル共有する際は、インターネットの通信環境が悪いと共有が不安定になることや、共有設定を間違えると情報漏えいにつながってしまうことに注意が必要です。
例えば、共有先の人が動画を再生する際、通信環境が悪かったり、そもそものインターネット回線が遅かったりすると、動画の再生が途切れたり、時間がかかったりします。また、共有先を限定しなければならない時に設定を間違うと、想定外の人が閲覧可能な状態になってしまい、情報が漏れてしまう危険もあります。
2. ファイル自体をダウンロードしてもらう方法
次に、firestorageやギガファイル便といったオンラインストレージを利用して、ファイル自体をダウンロードしてもらう方法があります。
firestorageやギガファイル便の基本的な使い方は、共有したいファイルを各サイトにアップロードし、ダウンロードURLを発行します。そのURLを共有先に送付してファイルをダウンロードしてもらいます。firestorageでは、ダウンロードURL発行時に1時間から7日のダウンロード期間や、パスワードを設定することができます。firestorageの無料会員では、1ファイル2GBまでの制限がありますので、動画ファイルを共有する際は、有料会員の検討も必要かもしれません。
オンラインストレージやファイル転送サービスでファイルをダウンロードして共有するメリット
オンラインストレージやファイル転送サービスでファイルをダウンロードしてもらう場合、以下のようなメリットが挙げられます。
・基本無料、会員登録なしで利用できるサービスが多い
・サービスによっては保存期間やパスワードが設定できる
・課金することでサポートの充実やダウンロード追跡など機能が充実するサービスもある
また、この方法は、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージが普及する以前から使われていたので、操作方法に慣れている人が多いのもメリットかもしれません。
セキュリティがサービス提供会社に委ねられることに注意
オンラインストレージにファイルをアップロードする際は、セキュリティがサービス提供会社に委ねられることに注意が必要です。また、大容量のファイルをダウンロードするため、受信者側の通信環境に依存することも注意が必要です。
大容量ファイルの共有やダウンロードは光回線がおすすめ
動画など、大容量のファイルを共有する際は、インターネット環境に左右されることがしばしばあります。ファイルのアップロードやダウンロード、ストリーミングをスムーズに行う際は、やはり高速かつ安定したインターネット回線がマスト。大容量ファイルのやり取りをするなら、安定して高速な通信環境が整う光回線の導入を検討してみてはいかがでしょう。
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