「受信フォルダに色々なメールが混在して何が何だか分からない…」こんなこと、ありませんか？ たいていのメーラーは、新着メールを受信フォルダに溜めていくよう初期設定されているため、放っておくと全てのメールが受信フォルダに入ってしまいます。
そんなとき、メールを自動で整理してくれる「フィルタ」機能を使ってみませんか？ この記事ではフィルタでできることや設定方法、便利な活用法を紹介します。
フィルタの設定機能とは？
この記事で「フィルタ」としているのは、特定の条件に当てはまるメールに対し、自動的に処理を行う機能のことです。Outlookでは「仕分けルール」という名前がついていますね。
フィルタ機能では、たとえば「特定のアドレスから送られてきたメールを受信フォルダに入れず削除する」といった処理ができます。フィルタは多くのメーラーに搭載されており、設定画面から利用できます。
整理するメールの条件付け
フィルタの設定は「メールの条件付け（どのメールを処理するのか）」と「メールへの処理（対象のメールに何をするのか）」を設定することで利用できます。
メールの条件付けはさまざまですが、Gmailの場合は以下のような設定が可能です。
【フィルタの条件付け（一例）】
・特定のメールアドレスから送信されている
・特定のメールアドレスがToに含まれている
・特定の件名のメールである
・特定のキーワードを含む/含まないメールである
フィルタで設定できる処理
対象のメールに対して行う処理には、たとえば以下のようなものがあります。
【フィルタの処理（一例）】
・特定のアドレスに転送する
・指定したフォルダに入れる
・受信トレイに入れずアーカイブする
・削除する
・迷惑メールにしない
フィルタの便利な活用方法は？
フィルタは「重要なメールだけをチェックしたい」「重要度の低いメールはあとで見られるようまとめておきたい」など、受信フォルダの整理が必要な場面で重宝します。
さまざまな活用方法が考えられますが、筆者の場合、以下のように活用しています。
・ログイン通知など読む必要のないメールを専用フォルダにまとめる
・特定のアドレスからのメールを専用のフォルダで管理する
・特定のメールドメインが迷惑メールにされないよう設定する
・取引先からのメールを専用のフォルダにまとめる
自分に合った使い方を見つけることで、メールをより快適に利用できるようになりますよ。
【Gmailの場合】フィルタの設定方法
具体的なフィルタの設定方法を、Gmailを例に紹介したいと思います。Gmailでは「フィルタ」が仕分け機能に該当し、こちらからルールを設定していきます。具体的な手順は以下のとおりです。
・設定画面を開く
・処理を行うメールの条件付けをする
・対象のメールに処理の設定をする
それぞれ具体的な手順を見ていきましょう。
1.設定画面を開く
フィルタの設定は、設定画面から行います。受信トレイを開いている状態で、右上の歯車のアイコンを選択すると、画面右にクイック設定のメニューが表示されます。
クイック設定メニューのなかにある「全ての設定を表示」を選択すると、設定画面に移動します。
設定画面上部のタブから「フィルタとブロック中のアドレス」を選択すると、フィルタの設定画面が開きますので「新しいフィルタを作成」をクリックしてください。
2.処理を行うメールの条件付けをする
フィルタの新規作成画面が表示されます。まずは「どのメールに対して自動処理を行うのか」を設定してください。欄は全て埋める必要はなく、必要なものだけ指定を行います。
たとえば、アドレス「aaaaa@gmail.com」からのメールに対して処理を行うなら、以下の指定をします。条件付けが完了したら「フィルタを作成」を選択します。
このメールの条件付けは複数指定も可能です。たとえば、特定のアドレスから送付され、かつ件名に指定のキーワードを含むもの、といった設定もできます。
3.対象のメールに処理の設定をする
次に、条件付けしたメールに対してどのような処理をするか設定します。処理の設定も、条件付けと同じように「既読にして転送する」など、複数指定できます。
指定が完了したら「フィルタを作成」ボタンを選択し、設定を完了してください。無事に設定ができたら、設定画面の一覧にフィルタが追加されていますので確認してみましょう。
既存ルールの編集や削除をしたい場合
既存ルールの編集や削除は、設定画面のフィルタ一覧から行えます。不要になったり内容を変えたい場合は「編集」「削除」ボタンから変更してください。
不要なメールは自動仕分けですっきり
大切なメールを見落としたり、メールフォルダの容量を無駄遣いしないためにも、メールの整理は重要です。メールの仕分けは各メーラーの設定メニューから利用できることが多いので、ぜひチェックしてみてください。
