エンジョイ！マガジン読者のみなさんの中には、Google Driveを利用されている方もいらっしゃると思います。
特定の人にだけドキュメントを共有できるなど、とても便利ですよね。
気をつけよう！ Gmailで「共有」するときの危険なワナ
そんなGoogle Driveですが、編集したドキュメントやスプレッドシートのURLをGmailで送る際、気をつけなくてはいけないことがあります。
それは、「特定のユーザー」の人に共有権限を設定したはずなのに、いつの間にか「リンクを知っている全員」に共有権限が切り替わってしまうこと、です。
え！ いったいそんなことどうしたら起きるの？ と思われた方にご説明します。
Gmailのメール本文にGoogle DriveのURLを貼り、「送信」ボタンを押すと、以下のような案内が出る場合があります。
これは、Google Driveでファイルを共有していない人（メールアドレス）にファイルを送ろうとすると表示されるようですが、左の青い「共有して送信」ボタンをつい押したくなりますよね。
でも、ちょっと待った！
なんとこの青いボタンを押すと、メールを送信すると同時に、そのGoogle Driveのファイルは共有権限が「リンクを知っている全員」に変更されてしまいます。
「リンクを知っている全員」の危険性
Google Driveが「リンクを知っている全員」に変更されても、どうせメールを送る相手にしかそのリンクは知られないんだからいいじゃない、と思われる方もいるかもしれませんが、そうとも限りません。
たとえば、そのメールの宛先がメーリングリストだったとき。
自分はAさんに送っているつもりでも、そのメールは、実はBさんやCさんにも届いているなんて可能性も考えられます。そんなとき、Aさん以外には知られてはいけない情報がGoogle Driveに記載されていては大変です。
そういったことを防ぐため、必要のない限りは「特定のユーザー」にのみ権限付与しておくのがベターなのです。
特定のユーザーにのみ共有したい場合は「共有せずに送信」を押す
共有権限を「特定のユーザー」にしたままGmailで送信したい場合は、かならず右にある「共有せずに送信」のテキストリンクを押して送るようにしましょう。
便利なツールでも、なんとなく使っていると知らぬ間に情報をさらけ出してしまいかねません。どんなツールでも「賢く怖がって」利用したいものですね！
