Googleドライブの便利さに一度浸ってしまうと、WordやExceにはもう戻れません。ブラウザからアクセスができ、複数の人と共同編集しながら変更履歴も常に残りつづけてくれる仕様は、データの保有の仕方を一気に様変わりさせてくれました。
そのGoogle ドライブですが、実はおよそ1年も前に、とある大きな仕様変更があったのをご存知でしょうか？
Googleドライブ上でWordやExcelを直接編集できる！
それは、Googleドライブ上でWordやExcelが直接編集できるようになったということです。Googleドライブのおかげで自らWordやExcelでファイルを作ることがなくなったとしても、仕事の相手からWordやExcelでファイルが送られてくると、どうしてもその形式でお互いに編集し続けていかなくてはなりません。
この場合、GoogleドライブにWordやExcelをアップロードしても、それを直接編集できなかったため、何かデータの更新をしたい場合、一度ダウンロードして編集をしてから再度アップロードしなおす、という手間がありました。
しかしながら2019年4月に追加された新機能によって、Googleドライブ上でもWordやExcelが編集できるようになったのです。
さっそくやってみた
Googleドライブ上でOfficeファイルを直接編集する方法
やり方は簡単です。GoogleドライブにWordファイルがアップされている状態で、
1.Wordファイルを右クリック
2.「アプリで開く」をクリック
3.「Google ドキュメント」をクリック
すると、、数秒待つとこのように、開くことができました！
Officeファイルを直接編集している際はファイル名の隣にファイルの拡張子が表示されています。そして、ファイル名を変更する際、その拡張子が変更できないようになっています。
Wordで開いたときと、見え方はどれくらい違う？
Wordのときとで見え方がどのように違うかを比較してみました。
大きく異なるのは、「行間」と「フォント」です。
右図のWordでは、行間がゆったりしており、フォントは標準の明朝体だったのですが、Google ドキュメントで開いた状態では、行間が少し詰まりました。その証拠に写真の位置がGoogleドキュメントのほうが高い位置にありますよね。それくらい行間が詰まったということになります。また、フォントもゴシック体に変わっています。
実験：編集してから再度ダウンロードすると見え方はどう変わる？
ここでひとつ気になることがありました。
Googleドキュメントとして開いたWordファイルを、Googleドキュメント上で編集したあとにダウンロードして開くと、フォントや行間はどのように変わってしまうのだろうと。
そこで、Google ドキュメントとして開いているファイルに上記のように赤文字で「あいうえお」と5文字だけ追記をし、それをダウンロードしてWordで開いてみました。
その比較がこちらです。
フォントや本文の行間は、当初のWordファイルからほぼ変化がなかったのですが、「見出し」の下部の余白部分（上図の黄色エリア）が、Google ドライブ上で編集した後にダウンロードしたWordファイルでは詰まった状態となっていました。
Googleドライブ上でWordファイルを直接編集する際は、この行間の違いがあるということを頭の片隅で知っておくとよいと思います。最終的にテキストとしての文章ができあがれば文字間や行間は気にしない、という方であれば、Googleドライブ上での編集は向いています。逆に、Wordで表現したままの状態で誰かに提出しなければならない、という厳密なシチュエーションの場合は、やはりWordで編集を行っていくのがよいのではと思います。
サポートされるファイル形式
最後にですが、Googleドライブ上で直接編集できるOfficeファイルの種類と形式について説明しておきましょう。Word、Excel、PowerPointの3種類に対応しており、それぞれ直接編集できる拡張子は以下の通りです。
| Officeソフト | 対応する拡張子 |
|---|---|
| Word | .doc .docx .dot |
| Excel | .xls .xlsx .xlsm（マクロが有効な Excel ファイル） .xlt |
| PowerPoint | .ppt .pptxm .pps .pot |
なお、Office 2007以前のWord、Excel、PowerPointのファイルをGoogle ドライブ上で編集する場合は、新しい形式のファイルがGoogle ドライブ上に生成されるため、直接編集ということはできませんのでご注意ください。
新機能といいつつ、もう1年も前に機能追加されていたものですが、あらためて使ってみるとやはり便利さを感じます。Googleドライブを使い続ける理由がまた1つ増えてしまった筆者でした。ぜひみなさんもうまく活用してみてくださいね。
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