「フォルダ」はないけど「ラベル」がある!Gmailの「自動振り分け」機能を活用しよう

Gmailに届くメールを効率良くチェックするのに便利な「自動振り分け」機能の設定方法をご紹介します。他のメールソフトでいう「フォルダ」はなくても、「ラベル」で「自動振り分け」すれば、メールの見逃しもなくなり、整理する時間も短縮できます。

Gmailをプライベートだけでなく仕事でも使っていると、いろんなメールが受信トレイに混在してきます。Outlookなどのメールソフトではメールアドレスごとにフォルダ分けができますが、Gmailにはフォルダ分け機能がありません。代わりに、「自動振り分け」機能を活用して受信トレイを整理しましょう。

「メールの自動振り分け」を設定する

「受信トレイ」を開き、まずは振り分けたいメールを開きます。次に、「その他」を開き、「メールの自動振り分け設定」を選択しましょう。

フィルタの「From」欄にメールアドレスを記入すると、同じアドレスから送られてきたメールが表示されるので、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

これらのメールを受信トレイに表示させない場合は「受信トレイをスキップ」にチェックを付けましょう。

次に、「ラベルを付ける」にチェックを付け、「ラベルを選択…」→「新しいラベル…」の順にクリックして、ラベルを作成しましょう。
「ラベル」とは、メールを仕分けるのに使うカテゴリ名のこと。「フォルダ」と同じ役割を果たすだけでなく、1通のメールに複数のラベルを付けることも可能です。Gmailではラベルを付けることで、メールを仕分けます。

最初に選択したメールだけでなくすべてのメールに設定を適用するには、「一致するメッセージにもフィルタを適用する。」にチェックを付け、「設定を終えたら「フィルタを作成」をクリックしましょう。
これで、「チケット」というラベルを選択するだけで、「チケット」のラベルがついたメールをまとめて参照できるようになりました。

自動振り分け機能とラベルを活用して、今日から届いたメールを少しずつ整理してみましょう!

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今西絢美(いまにしあやみ)

編集プロダクション「ゴーズ」所属の三十路女史。スマートフォンなどのデジタルガジェットを中心に、アプリや関連サービスに関する記事をウェブや雑誌で執筆中。食べ歩きネタと”嵐”のチェックはライフワーク。

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