Gmailをプライベートだけでなく仕事でも使っていると、いろんなメールが受信トレイに混在してきます。Outlookなどのメールソフトではメールアドレスごとにフォルダ分けができますが、Gmailにはフォルダ分け機能がありません。代わりに、「自動振り分け」機能を活用して受信トレイを整理しましょう。
「メールの自動振り分け」を設定する
「受信トレイ」を開き、まずは振り分けたいメールを開きます。次に、「その他」を開き、「メールの自動振り分け設定」を選択しましょう。
フィルタの「From」欄にメールアドレスを記入すると、同じアドレスから送られてきたメールが表示されるので、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
これらのメールを受信トレイに表示させない場合は「受信トレイをスキップ」にチェックを付けましょう。
次に、「ラベルを付ける」にチェックを付け、「ラベルを選択…」→「新しいラベル…」の順にクリックして、ラベルを作成しましょう。
「ラベル」とは、メールを仕分けるのに使うカテゴリ名のこと。「フォルダ」と同じ役割を果たすだけでなく、1通のメールに複数のラベルを付けることも可能です。Gmailではラベルを付けることで、メールを仕分けます。
最初に選択したメールだけでなくすべてのメールに設定を適用するには、「一致するメッセージにもフィルタを適用する。」にチェックを付け、「設定を終えたら「フィルタを作成」をクリックしましょう。
これで、「チケット」というラベルを選択するだけで、「チケット」のラベルがついたメールをまとめて参照できるようになりました。
自動振り分け機能とラベルを活用して、今日から届いたメールを少しずつ整理してみましょう！
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