【Gmail活用術】ファイルの添付忘れを阻止!ビジネスで便利なワザ3選

最近はビジネスで使用する人も増えたGmail。ウッカリさんにおすすめの便利機能がたくさんあるってご存知でしたか?

Google提供のWEBメールサービスとして利用者も多いGmail。これまでも、いくつかの記事でその便利さをご紹介してきました。
今回ご紹介するのは、かゆいところに手が届くGmailのTips。メーラーでこんな機能があるなんて・・・やさしすぎるっ!! ウッカリが多いアナタにもおすすめですよ♪

「添付を忘れてはいませんか?」

ビジネスシーンで、資料や画像を添付したメールを送ることって本当に多いですよね。そんなとき、急いでいて添付ファイルを忘れてしまった経験、ありませんか。ええ、私はあります。社会人失格と言われるかもしれませんが、数えきれないほどあります!!
そんなとき、Gmailが、添付忘れを教えてくれるんです!
こんなメールを作って、添付ファイルをウッカリ忘れて送信。

すると、アラートが出てきます。

やさしい! Gmailやさしい! 気が利く!
ちなみに、他の言葉でも反応するのか試してみました。すると、英語で「添付」を意味する「attachment」のほか「画像をお送り」「ファイルをお送り」でも同じアラートが!
私はこの機能に何度救われたかわかりません(泣)。

間違えたっ! その送信、取り消せます

続いてウッカリさん向け第二弾。メールを書き上げて読み返し、「送信」を押した瞬間「あっ、間違えた!」「書き忘れた!」と思うことって、ありませんか? 
なぜか、「送信」を押してから気づくんですよね・・・。って、そんなことをしょっちゅうやってしまう私のようなウッカリ者は多くないかもしれませんが、たま~にならやってしまったこと、あるのではないでしょうか。
Gmailでは、事前に設定しておけば「送信の取消」ができるんです。
設定方法はGmail「設定」→「全般」タブの中程にある「送信取消機能を有効にする」にチェックを入れるだけ。取消までの時間は5秒、10秒、20秒、30秒から選べます。

この設定をしておけば毎回、メールを送信したあと、設定した秒数、こんな画面が表示されているので、ミスに気づいたら「取消」をクリックするだけ。

取り消されたメールは「下書き」フォルダに入っていますので、落ち着いて修正して再度送信しましょう。
私はこの機能に何度・・・(以下略)。

引用したいところだけ引用して返信

最後にご紹介するのはメールの引用がちょっと便利になる小ネタ。
普通に「返信」をすると、全文が引用される形の返信メールが作成されます。
でも、長いメールをもらったときなど、一部だけ引用して返したいときもありますよね。こちらも事前設定をしておけば、簡単に必要な箇所だけを引用できます。
まずはGmailの「設定」から「Labs」(※)タブを選択。「テキストを選択して引用する」にチェックを入れます。

あとは、受信メールから引用したい文章を選択した状態で「返信」(または返信のマーク)をクリック。

これで選択した文章だけが新規メール内に引用されました!
※「Labs」はGmailの実験的な機能をテストする場です。ここでの機能が本機能になることもありますが、随時変更、中止の可能性もあります。
Gmailにはほかにも便利な機能がたくさんあり、また、随時追加されていますので、みなさんも使いやすい機能を探して活用してみてくださいね!

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林さやか

フリーの編集者兼ライター。「本が好き」の一心で編集者になったものの、スポーツ、文学、手芸、東洋医学など興味はとことん「広く浅く」。父親のやっていたパソコン通信から中学生でインターネットにハマった1983年生まれ。