Word文書は見た目も大切!

いつも書類やリーフレットの作成で使うWord。せっかく良いアイデアが浮かんでも、Wordで作成した文書が美しくないと、本当に伝えたいことが分かりづらい、ということもあります。

文書作成のときに改行して読みやすくしたり、段落ごとに分けたりなど、基本的な文書作成のポイントもありますが、さらに一工夫するだけでさらに美しく読みやすい文書になります。

以下では、Word文書をきれいに見せるポイントをご紹介します。

Word文書をきれいに見せる三つのポイント

Wordの書類をもっときれいに!今すぐ試したい3つの方法

ビジネス文書はもちろん、町内の回覧板やお知らせのリーフレット作り、年賀状作りなどで活用されているWord。

これからご紹介する三つのポイントを押さえるだけで、見た目の印象がより美しくなるはずです。

それでは早速、キャプチャ画像を確認しながらWord文書をきれいに見せる方法を見ていきましょう。

1、適切なフォントを選ぶ

まず、見た目だけでなく文書の全体のイメージを左右するのが、フォント(書体)。

見やすさを左右するのはフォント選びにあると言っても過言ではありません。フォント選びのポイントは、見出しや内容(本文)で和文もしくは欧文などのフォントを変えること。

見出しは「ゴシック体」、内容(本文)は「明朝体」にすると、強調したい文字が太字で大きめの字体になり、伝えたい内容が目に留まりやすくなります。また、和文フォントは「MS 明朝」「MS ゴシック」、欧文フォントは「Century」など、和文・欧文で適切なフォントを使うのもポイントです。

まずは、Wordでよく使われる「MS 明朝」のみでWord文書を作成しました。

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パッと見た感じでは、なんとなくこれでも良いような気がします。メモ程度や社内の少人数で共有する場合には、特に問題なさそうです。しかし、全体的に野暮ったい印象ですし、「Facebook」や「Twitter」の文字に違和感があります。

次の文書では、見出し・小見出しを「MS ゴシック」・「B(太字)」に、欧文を「Century」に変更しました。

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タイトルや小見出しが強調され、大切な項目が拾いやすく、何が書いてあるのか分かりやすくなりました。

2、行間や字間、余白を設定する

長文になる報告書などは、行間や字間、余白を設定することでぐっと読みやすくなります。

読みやすい行間は文字サイズの1.5〜1.75倍、余白はページ幅の1/6から1/7程度、上下の余白は左右の余白の1.2倍程度といわれていますので、A4サイズの文書なら左右30mm、上下35mmが適当な余白です。

Wordで設定するときは、「ページレイアウト」から「余白」や「間隔(行間)」を設定できます。余白は「標準」「狭い」「広い」などの規定もありますが、ミリ単位でオリジナル設定することで読みやすくなることもあります。

まずはWordで規定の行間・余白で作成した文書を見てみましょう。

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特に、見にくいということもなくベーシックな文書です。では、次に行間を1.5に、余白を左右30mm、上下35mmに設定した文書を見てみます。

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行間を広くすると目で追いやすく圧迫感がありません。上の画像に比べて、ずっと読みやすい印象を受けます。

しかし、行間を空けすぎると一枚に書き込める文字数が少なくなりますので、全体の文字数によって適切な行間を選ぶ必要があります。

また、文書の段落や図表などのレイアウトで見やすい行間・余白は変わります。
先ほど書いた一般的に見やすいといわれている設定を目安にしながら、全体のボリュームや図表の配置によって行間や余白を設定するのがポイントです。

3、表はExcelからコピー&ペーストする

簡易的な表は、Wordに標準装備されている表の挿入を使うこともありますが、見た目を美しく仕上げたい場合はExcelで作成した表を活用しましょう。Excelの該当箇所を選択して「コピー&ペースト」でWord文書に表を入れることができます。

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Excelなら見た目にもきれい文書を作成でき、前後のレイアウトが崩れる心配も減るため、Word文書の編集も簡単にできます。

一手間かけて美しいWord文書を

Wordの書類をきれいに見せる方法についていかがでしたか?

どの作業も、いますぐに始められる簡単なものです。
ちょっと一手間かけるだけで、見やすくて美しいWord文書に仕上がります。

きれいにまとめられた文書は、伝えたいことが一目瞭然になり、会議の報告書や地域のお知らせ文書もスムーズに伝達することができそうですね。

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中野友希(なかのゆき)

税理士補助や経理、職場の衛生管理者としてメンタルヘルスケアに取り組むなど、探求心旺盛な会社員時代を過ごす。出産後、楽しい物事を文章で伝えることに使命感を燃やしながら、フリーライターとして独立。ヘルスケア、ペット専門のオウンドメディアなどを中心に執筆中。

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