Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

文書作成はMicrosoft Word(以下、Word)しか無理?なんてことはありません。Googleが提供する無料のオンラインサービス「Googleドキュメント」がMicrosoft Wordにとって代わるものとして活用できます。以下では、Googleドキュメントの基本の使い方とWordとの違いについてチェックしていきましょう。

Googleドキュメントを使ってみよう!

Googleドキュメントの基本

Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

Googleドキュメントは、ChromeやMicrosoft Edge、Firefox、SafariなどのWebブラウザで利用できるオフィスソフトです。 従来のソフトのように、パソコンにインストールする必要はありません。利用するときは、Chromeであれば左上にあるメニューバーからアプリを表示できますし、Googleドライブから「新規作成」で呼び出すこともできます。
"オンラインの無料オフィスソフト"なんて聞くと、実力不足な印象を受けますが、実際に使ってみるとWordと遜色なく使えることに驚くと思います。

テキストの入力や編集は基本的にWordと同じ

Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

▲Googleドキュメント入力画面

インターフェースやテキストの入力・編集などの基本機能はMicrosoft Wordとほとんど変わりません。画面上にメニューバーがあり、「ファイル」から作成やコピー、「編集」から検索や置換、「挿入」で画像や表の入れ込み、「ツール」でスペルチェックなどの校正などができます。

作成した文書は、常にGoogleドライブに保存されるので「保存」ボタンを押す必要もありません。同期すればその他のパソコンやスマホ、タブレットでも編集できます。

パソコン版では「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能を追加、タブレットならGoogleドキュメントアプリを立ち上げ、オフライン作業したいドキュメントのタイトル右にあるサブメニューから「オフラインに追加」を押せばオフラインでも編集できます。

Googleドキュメントの特徴とMicrosoft Wordの違い

Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

▲Googleドキュメント共有編集設定画面

Googleドキュメントは共同編集を得意とします。ファイルはGoogleドライブ上、つまりオンライン上にあるので、リンクを通知することで他の人とファイルを共有・編集することができます。画面右上にあるブルーの「共有」ボタンを押すと、他のユーザーとの共有設定画面が開きます。「共有可能なリンクを取得」を押すとリンクをコピーできますので、相手にメールなどで通知します。その際、相手に対して「編集者・コメント可・閲覧者」の権限を設定することができます。

また、一番大きな違いとしては、Googleドキュメントは基本的に無料で利用できますが、WordはOffice 365を契約したり、ライセンスを購入したりしなければなりません。

その他の相違点は、Wordは日本語フォントがデフォルトで数十種類ありますが、Googleドキュメントには6種類ほどしかありません。文書の細部にまでこだわった編集が必要な場合はWordが適していますが、テキストのみを共同編集したいというのであればGoogleドキュメントでも十分です。

じつはGoogleドキュメントでもできること

GoogleドキュメントはWordの編集も可能

Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

▲ドキュメントにWordを追加した画面。Wordは「W」と表示される

GoogleドキュメントはWord文書も読み込めます。Word文書をGoogleドライブにアップロードすると閲覧のみが可能になります。読み込んだWord文書を編集したい場合は「Googleドキュメントに変換」ボタンを押していったんGoogleドキュメントに変換すると、Googleドキュメント形式の別のファイルとして保存されます。

GoogleドキュメントはWord以外にもオープンドキュメント形式、リッチテキスト形式、テキスト形式などに変換してダウンロードすることもできます。ファイルの形式で頭を悩ませることがなくなります。

Googleドキュメントも文字数カウントができる

Wordでは、文書作成時に画面左下に文字数が表示されますが、Googleドキュメントでは表示されません。その代わり、カウントしたい部分を選択し「ツール」>「文字カウント」を選択すると文字数をカウントできます。

Wordの「校閲」はGoogleドキュメントでも使える

Wordとの違いは?Googleドキュメントの基本の使い方

▲Googleドキュメントの「提案モード」画面

Wordの「校閲」機能をGoogleドキュメントでも使いたい場合は、やや迷ってしまうかもしれません。Wordの「変更履歴の記録」同等の機能はGoogleドキュメントでは「提案モード」として使うことができます。メニュー右端の「編集モード」から「提案モード」を選択すると、編集するテキストが緑色で表示されます。誰によってどのような編集が加えられたのか、編集した内容と編集した人の名前がコメントで挿入され、「提案を承認」したり「拒否」したり、返信コメントを入れたりすることができます。

Googleドキュメントは優秀なオフィスソフト!

細部にまでこだわった編集ができるWordも魅力ですが、ひとまずはオフィスソフトがどのようなものか使ってみたいという方や、グループで一つのドキュメントを作成したい場合には、Googleドキュメントが手っ取り早くて便利です。インターネットにつないでいれば、自動保存してくれるので保存を忘れる心配もなくなりますよ。

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中野友希(なかのゆき)

税理士補助や経理、職場の衛生管理者としてメンタルヘルスケアに取り組むなど、探求心旺盛な会社員時代を過ごす。出産後、楽しい物事を文章で伝えることに使命感を燃やしながら、フリーライターとして独立。ヘルスケア、ペット専門のオウンドメディアなどを中心に執筆中。

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