オンライン会議がスムーズにできるちょっとしたコツ8選

リモートワークの普及に伴い、オンライン会議を実施する企業が増えました。そこで、今回はオンライン会議をスムーズに進められる8つのコツをご紹介します。

 

新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワークを始める企業が増えました。それに伴い、テレビ通話ツールを利用して自宅にいながらオンライン会議、というのも一般的となりつつあります。

しかし、これまで会議室で行っていたものが、パソコンの画面上でというのは何かとやりづらいこともあるはず。そこで、オンライン会議の前と最中にしておくといい、8つのコツをご紹介します。

オンライン会議前のコツ3選

「会議は始まる前に終わっている」なんていう言葉もあります。つまり、十分な準備をしてから会議に臨みましょう、ということで、オンライン会議でも同様に前準備はとても大切です。

接続テスト

オンライン会議ではZOOMやGoogle Meetなどのツールを使用します。すでに利用したことのある方もいれば、今度の会議が初めてという方も多いでしょう。

そこで、まずしておきたいのが「接続テスト」です。

オンライン会議では出席者それぞれの端末(パソコンやスマホ、タブレットなど)にツールを(必要なものは)インストールし、ネット環境に接続しておく必要があります※。

※ツールによってはインストール不要で、ブラウザからアクセス可能なものもあります。

会議中にインストールをして相手を待たせたり、使い方が分からなかったり、ネット環境が不安定で通信が途切れたりしたのでは話し合いができません。

必要なツールはインストールしておく
一度は誰かと通話してみる

会議中に慌てることがないよう、この2つは忘れずにしておくのがおすすめです。

議題の共有

オンライン会議に限ったことではなく、会議をスムーズに進めるには「何を話し合うのか」「何を決めるのか」を全員が知っておくことが欠かせません。

いわゆる「議題の共有」です。

議題が共有できていれば、聞く側は予習ができるので内容を理解しやすいですし、話す側としても的外れな質問がこないので安心して話を進められます。

なお、リモートワークではメールを確認しやすい時間帯は個々に異なるものなので、議題の共有は少なくとも前日、できれば2日前にしておきましょう。

役割の分担

ちょっとした情報共有ならまだいいのですが、会議として重要な内容を話し合うのであれば、事前に「役割の分担」をしておくことをおすすめします。

例えば、進行役、議長、記録係、発表者(話す人)などです。

役割の分担ができていれば、進行役が参加者に話を振ったり、記録係が発言の内容を記録したり、とオンライン会議でもスムーズに話を進められます。

オンライン会議中のコツ5選

前準備が整ったらあとは会議に臨むだけ……と言いたいところですが、まだできることがあります。では、オンライン会議中にできるコツをご紹介しましょう。

カメラはずっとオン

 

オンライン会議では参加者同士が直接顔を合わせることはありません。そのため、通常の会議と比べて、場の雰囲気や相手の言葉の意図が伝わりづらいです。

なので、会議中はカメラをずっと「オン」にしておきましょう。

相手の表情が見えるだけでも、場の雰囲気や相手の意図を汲み取りやすくなりますし、周りの目があることで気持ちがシャキッとして会議に集中できます。

発言時以外はマイクはオフ

最近のマイクは高性能で、ちょっとした音でも拾います。それこそキーボードのタップ音も拾うので、マイクをオンにしたままだと会議の邪魔になるのです。

そうならないためにも、発言時以外はマイクは「オフ」にしましょう。

ただ、発言のたびにマイクをオンにして、と何度もオン・オフを切り替えるのは面倒くさい。そういうときには、「ショートカットキー」を使うと簡単です。

なお、ショートカットキーはテレビ電話ツールによって異なります。

Skype:Windowsロゴ+F4
Zoom:Alt+A
Google Meet:Ctrl+d

※上記のショートカットキーは「Windows10」を想定したものです。

発言時は身振りで知らせる

発言時以外はマイクを「オフ」に、とご紹介したわけですが、それだと発言したいときに進行役や議長、参加者に発言の許可を取ることが難しくなります。

そこで、発言したいときには「身振り」で知らせるわけです。

例えば、挙手をしたり、手を振ったり。できるだけ大きな身振りに決めておくと、会議が白熱していてスルーされる……といったことも回避できます。

身振りだけではわからないときのために、大きめの紙に「ハイ!」、「手のひらマーク」などを描いて画面に出すと挙手しているのがわかりやすいかも。「◯」「☓」なども1枚ずつ用意しておくと、決をとる時などに、ぱっと賛成か反対かがわかりやすいということも。

発言はできるだけ簡潔に

どれほどネット環境のいい場所でも、話している途中で音声が途切れたり、ノイズ(雑音)で聞き取りにくかったり、と接続の乱れることはよくあります。

そのため、オンライン会議において、発言はできるだけ「簡潔」が基本です。

イメージとしては、話しの分量は普段の30%減くらい。そうすることで、要点を端的に伝えられますし、もし聞き取れなくても短時間で説明しなおせます。

なお、説明が長くなるときには、要所で「大丈夫ですか?」と聞くのもおすすめです。参加者の理解度を把握できますし、集中を保つことにもなります。

周りの発言には相槌をうつ

ここまで主に「話す側」のコツをご紹介してきましたが、会議は「聞く側」がいて成り立つものです。何の反応もないと伝わっているのか分かりません。

しかし、音声をオフにした状態だと声は聞こえないので、「相槌」を打ちます。

例えば、頷いたり、サムズアップ(親指を立てる)をしたり、拍手をしたり。話す側に「聞いてるよ!」と伝わるように、ちょっと大きめの動きをしましょう。

オンラインは”会話”のスキルアップにいい

今回は、接続テストをしたり、議事録を共有したり、発言時以外はマイクをオフにしたり、とオンライン会議をスムーズに進めるコツをご紹介してきました。

どれもすぐに試せるものなので、ぜひ今度の会議に取り入れてみてください。

なお、オンライン会議では画面上に「自分の話す姿」も映しだされます。どのような表情なのか、身振りなのかなど、自分を客観的に確認できるわけです。

余裕があれば自分の姿にも気を配って、会話のスキルアップに繋げてみましょう。

快適なテレワークにはインターネット環境が大切

テレワークには、高速で安定したインターネット接続が欠かせませんよね。オンライン会議を行ったり、大きなデータをやりとりしたりする場合は特に、モバイルデータ通信よりも自宅の固定回線から有線やWi-Fiで接続する方が、データ通信量が気にならずにすみます。

自宅でも外出先でも仕事をするという方は、モバイルWi-Fiが便利です。

ビッグローブ光は、光回線とプロバイダサービスがセットになった固定回線サービスです。毎月定額で高速かつ高品質なインターネットを利用できます。さらに、auユーザーやBIGLOBEモバイルユーザーなら、お得な割引も用意されています。

また、BIGLOBE WiMAX 2+は、モバイルWi-Fiなので小さな端末を持ち歩けば家でも外出先でも快適なインターネット通信が利用できます。工事も不要なので、端末が届いた日からすぐに使えます。急ぎでテレワーク環境が必要な方にもおすすめです。

テレワークが増えたこの機会に、料金の見直しも含めて、インターネット環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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堀本一徳

世界24カ国を旅した自由人。現在はライター兼カメラマン兼ウェブデザイナーとして活動中。得意分野はIT(情報系学科出身)、旅行、教育(教員免許あり)