ファイルを「シェアする」ってどういうことでしょう？
仕事をしているとWordやExcelを使って、さまざまなファイルを作成する機会があると思います。これらのファイルを、ほかの社員やプロジェクトメンバーに送るなどして「共有する」ことを「ファイルをシェアする」といいます。
請求書や見積書を上司とシェアして承認を貰う、企画書のたたき台を作成し、メンバー間でシェアをして調整をするなど、ファイルをシェアすることは、会社では日常的な業務のひとつです。
ファイルをシェアするにはどんな方法があるの？
ファイルをシェアするにはいくつかの方法があります。ここでは代表的なものを二つご紹介します。
1.メールでシェアをする
一番簡単なファイルのシェア方法です。ファイルをシェアする相手が一人だけで、確認や承認をもらうだけであれば、この方法が最も適しています。
2.会社の共有サーバなどにアップしてシェアをする
プロジェクトメンバー全員にシェアをする場合、会社のサーバなどに共有フォルダを作成し、そこに作成したファイルをアップしてシェアをします。
メールや社内サーバでシェアすることのデメリット
メールや社内サーバでのシェアはどちらも気軽で簡単にシェアできる方法として、多くの方が利用しているのではないでしょうか？ しかしこの二つの方法にはデメリットもあります。
メールでシェアすることのデメリットは、容量の大きなファイルは送れないことです。また誤送信によって、重要なファイルを別の相手に送ってしまうリスクもあります。
社内サーバでシェアすることのデメリットは、社外にメンバーがいた場合には使えないことです。また地震、火事などの災害時にサーバに何かがあれば、ファイルが消滅してしまうこともデメリットのひとつです。
オンラインストレージを使ってファイルをシェアしてみよう
大容量のファイルをシェアできない。社外のメンバーとシェアできない。こうしたデメリットを解決するファイルのシェア方法が、オンラインストレージを使ったファイルシェアです。
オンラインストレージを使ったファイルシェアとは、GoogleDriveやDropbox、OneDriveなどネット上にファイルをアップすることで、シェアをする方法です。どのサービスも基本的にはアカウントを作成すれば無料で利用が可能です。
オンラインストレージを使ってファイルをシェアすることのメリット
オンラインストレージを使ってファイルをシェアすることのメリットは、大容量ファイルでも気軽にシェアできること、そして社外にいるメンバーにもリアルタイムでシェアできることです。
これまでは、一旦、帰社しなければ確認できなかった書類や、作成できなかった日報なども外出先から行うことができるようになります。これにより、業務効率が上がり、無駄な残業も大幅に削減されます。
情報漏えいに不安がある場合は、よりセキュリティがしっかりとした有料のプランもあります。みなさんも業務の効率化、残業時間の削減など大きなメリットを持つオンラインストレージを使ったファイルシェアをぜひ、試してみてはいかがでしょう？
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