ビジネスメールで添付ファイルのやりとりは必須です。ファックスや郵送よりコストもかからず、すぐに送れるのがメリットですね。添付ファイルの正しい送り方をマスターして、仕事の流れをよりスムーズにしましょう。
ファイルはドラッグ＆ドロップでカンタン
メールにファイルを添付するにはメール画面上部にある「添付」をクリックし、ファイルを選択する方法もありますが、該当ファイルをドラッグ＆ドロップすればカンタンに添付ができます。
※メールソフトによって仕様は異なります。
複数ファイルは圧縮して送ろう
ファイルが複数ある場合は、フォルダにまとめて、圧縮して送ればスッキリ。圧縮ソフトをインストールするか、パソコンによってはプリインストールのものを使えばOK。
圧縮の手順は、
添付したいファイルを右クリック→［送る］→［ファイルの圧縮］を選べば完了。
※ソフトやパソコンのバージョンによっては文言が異なる場合があります。
ファイルを添付する旨を本文で伝えよう
まず、添付ファイルを送るときは、本文内で「スケジュール表を添付いたします」などと添付ファイルを一緒に送ることを伝えましょう。メール内で触れていないと、相手が気づかずにスルーしてしまう可能性があります。
添付ファイルのサイズの目安は2MB程度
最近はデータ通信速度が速く、メールサーバの容量も大きくなっていますが、あまり大きすぎるファイルを添付すると、受信するのに時間がかかったり、送信エラーが起きたりして相手に迷惑がかかることも。データ容量は、大体2MB程度までならまず問題なく送れると思っていればOKでしょう。
それ以上容量の大きなファイルは、ファイル転送サービスやクラウドサービスを使うのがオススメ。ただ、相手の会社のセキュリティの基準などによっては、これらのサービス利用が限定されている場合もあるので、心配なときは送信する前に電話やメールなどで確認しましょう。
▼1GBなどの容量が大きいファイルを送るにはどうすればいいの？
添付忘れにご注意を！
筆者もよくやってしまうのですが・・・、気をつけたいのが「添付忘れ」。
メールソフトによってはメール本文内に「添付」というワードがある場合、送信する前に確認してくれる機能がついている場合も。
よく忘れてしまうという人は「メール作成画面を立ち上げたらまず添付」など順序を習慣づけるとよいでしょう♪
