仕事で書く企画書や報告書からブログやSNSへの投稿まで、文章を書く機会は昔に比べて格段に増えています。
文章を書くのに時間がかかる、コンパクトにまとめられない、情報に抜けがある、こういった悩みを感じたら、アウトライン機能を試してみましょう。
アウトラインは文書の骨組を作る機能です。骨組がきちんとしている文書は情報が適切な順番で出てきますから、読みやすくなります。
アウトラインとは見出しを作り、全体を見渡す方法
アウトラインとは概要、概略、要点などの意味であり、文章作成においては構想や素案、大要を意味します。具体的にいうと、章や節、項などを階層的に箇条書きにしたものです。
たいていの文書にはフォーマット（定型）があります。たとえば、企画書であれば、「企画意図」「企画背景」「狙い」「手法」「予算」などが構造の基礎となります。
しかし、これだけではまだ足りません。それぞれの項目に見出しを作っていきましょう。大見出し、中見出しを並べてみれば、文書の全体像が見えてきます。
じつは身近なところにあったアウトライン機能
アウトラインの方法で文書作成するには、アウトラインプロセッサという専用のソフトウェアもありますが、じつは私たちがよく使う「Word」にも、アウトライン機能が実装されています。
- 本文と見出しを分ける
- 見出しを9段階に階層化できる
- 見出しの中身を開いたり閉じたりできる
- 見出しの位置を上下に移動できる
という簡単なものですが、文書作成にはこの程度の機能があれば十分。必要要素を網羅しながら、しっかりと全体の構成を詰めることができるでしょう。
まず「ツール」メニューから「表示」タブを開き、「アウトライン」をクリックしてみましょう。
最初は定型フォーマットとその下の見出しを作るところから始めます。「レベル1」の文字をクリックすると、プルダウンメニューが表示されるので、「本文」をクリックしましょう。
▲「ツール」メニューから「表示」タブを開き、「アウトライン」をクリックする。「レベル1」をクリックし、プルダウンメニューから「本文」をクリックする
書き出すのはどこからでもOK
文章を書くときに必要なのは前準備です。まず、書きたいことを個条書きにまとめます。次にその個条書きに入りそうな内容をメモしていきます。このメモが文章の資料となります。まだ、書き始める前の段階ですから、Webで調べたことのコピーなどでも大丈夫です。知っていることも思いついたことも調べたことも、分け隔てせずに書いていきましょう。
すべてメモ書きにしたら、内容のまとまりごとに見出しをつけていきます。
▲見出しにしたい行にカーソルを置き、「レベル」を選ぶ
何本かの見出しをたてると、全体がいくつかのブロックに分かれます。文書が構造化されるわけです。
見出しの行にカーソルを置いて「－」をクリックすると、見出しが閉じます。その見出しの下につながっているメモが表示されなくなります。表示させるときには「＋」をクリックします。
すべての見出しを閉じると、文書の構造がクッキリとしてきます。
▲レベル1から3だけを表示した状態
構成を考える
メモと参考資料から見出しを作ったら、今度は順番が適切かどうかを確認してください。Wordのアウトライン機能には、見出しのレベルを変更し、順番を入れ替える機能があります。
構成を考える際には、
- 見出しのレベルが揃っているかどうか
- データがふわさしい場所にあるかどうか
の2点をチェックします。
これから企画書を書こうとしている私は、あらかじめ内容を把握しています。ですから、どこから読んでも違和感がありません。しかし、読者はそうではありません。知識ゼロを前提に、情報を出す順番を考えましょう。報告書のように時系列に書けばいい文書でも、どこにどの情報を入れるかのセレクトは大切です。
Wordの「アウトライン」の「リボン」には上方向の記号、下方向の記号があります。カーソルを見出しの上に置いて、上方向をクリックすれば、見出しは上方向へ、下方向をクリックすれば、下方向に移動します。当然、見出しの下にある本文も同時に移動します。
▲リボンのボタンを使い、見出しの位置を移動する
書き始める
要素の並び替えが終わり、読みやすく理解しやすい流れができたら、あとは書くだけです。
アウトラインに資料のURLやメモがあるので、それを参考に自分の文章を書いていきます。順番はかならずしも、先頭から書いていく必要はありません。すでに構成が完成しているので、書きやすいところから書いていくのが効率的でしょう。
途中で詰まったら見出しを閉じ、全体の構成を見返す作業に戻ってみてください。書く、見返すという運動を繰り返すことで、文書が完成します。
▲メモをもとに自分の文章を書いていく
まとめ
以上、構成のしっかりした文書が書ける「アウトライン」機能をご紹介しました。Wordの中でも比較的利用されていない機能ではないかと思います。
シンプルな作りになっているので、使い方を覚えるのは簡単です。長文はもちろん、短い文書であっても、アウトラインの方法は有効です。仕事、プライベートを問わず、試してみてください。
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