WEB会議をするならGoogle スプレッドシートを上手に活用しよう

今度初めてWeb会議をする予定だけど、新しくツールを導入するのは手間がかかる。必要なファイルも配布しないといけない……。 そんなときにはGoogleスプレッドシートを活用しよう!

テレワークの普及によりWeb会議をする機会も増えてきました。ただ、メンバーがそれぞれ別々の場所にいるため、リアルタイムでの情報共有が難しいところです。そこで、Googleスプレッドシートを活用してみてはいかがでしょうか。新しいツールを導入する手間もなく、リアルタイムで情報共有しながらWeb会議を行えます。

本記事では、Google スプレッドシートを活用したWeb会議について説明していきます。

Google スプレッドシートとは

Google スプレッドシートは、Googleが提供している表計算の無料Webアプリです。マイクロソフトのExcelとほぼ同じ機能を備えています。

ローカルにはデータを保存せず、Google Drive上に保存されるのが特徴です。そのため、同じアカウントでGoogleにログインすれば、アクセス場所や端末を問わずに同じファイルを閲覧・編集できます。
特定のユーザーと共有し共同編集することも可能です。Google Meetと併せて使用することで、Web会議に活用できます。

Google スプレッドシートを使ったWeb会議の進め方

Google スプレッドシートでWeb会議をするときの手順について見ていきましょう。

ユーザーを追加する

会議で使用するスプレッドシートを、あらかじめ参加メンバーに共有しておきましょう。画面右上の共有(画像の赤丸)のところから、メールアドレスで共有できます。それからビデオ通話にも追加しましょう。画面右上のビデオカメラのマーク(画像の青丸)から追加できます。

画像の赤丸の部分をクリックするとURLがクリップボードにコピーされるので、それを共有したい相手に送りましょう。
追加されたメンバーは、スプレッドシートを開くと会議に参加できるようになります。

会議中に使える機能

Google スプレッドシートを使用したWeb会議では、画面共有やチャット機能を使用できます。

画面共有は、上部右の共有ボタンの隣にある縦3本線のマーク(画像の赤丸)から設定可能です。

▲画面共有の設定画面

ブラウザのタブやウインドウなどを指定して、そのタブやウインドウだけをメンバーから見えるようにできます。画面全体を共有することも可能です。

▲チャットの画面

チャット機能は参加メンバーのアイコンの隣にあるマーク(画像の赤丸)をクリックすると使用できます。ただし、このチャットでやり取りした内容は保存されず終了すると消えてしまうため注意しましょう。

Google スプレッドシートを使うメリット

Google スプレッドシートを使用するWeb会議には次のようなメリットがあります。上手に活用できれば、単なる表計算ソフト以上の効果を発揮するでしょう。

会議前に議題をあらかじめ共有できる

会議で話し合う議題を、あらかじめスプレッドシートに書き込んで共有しておけることが、ひとつのメリットです。良いアイデアが思いついた時点ですぐに書き込めて、他のメンバーも早い段階で内容を把握できます。

メンバー全員に周知が必要な情報なども、共有のスプレッドシートに記載する方法なら便利です。会議前にわざわざファイルを全員に送信する必要はありません。

共同編集できる

作業の進捗状況をスプレッドシートに記載しておけば、他のメンバーはいつでも確認可能です。自分が他のメンバーや全体の進捗状況を把握するのにも役立ちます。

訂正がある場合にも対応しやすいです。会議の最中にスプレッドシートに書き込んだり色付けしたりすれば、参加メンバーの画面でもリアルタイムで反映されます。

他のメンバーがどこを見ているのか分かる

Google スプレッドシートでは、他のメンバーのカーソルの位置がリアルタイムで分かるようになっています。そのため、他のメンバーが今どこを見ているのかも分かりやすいのがメリットです。どの箇所について話しているのか分からず、話についていけなくなるようなことを防止できます。

他のGoogleのクラウドサービスも併せて活用しよう

Google スプレッドシートの共有機能は、Web会議をするときに非常に便利です。手元で紙の資料を使って説明しているのと同じくらい分かりやすく、簡単に情報共有できます。
また、スプレッドシートだけでなく、ドキュメントやスライドなどでも、同じようにして共有可能です。Web会議を行う際には、Google スプレッドシートをはじめとした、Googleのクラウドサービスを上手に活用していきましょう。

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T.A

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