Excelの表、もっと見やすくてわかりやすいファイルを作りたいけど、複雑な操作はできないし関数とかもよくわからない……。
そんな人でも今日から使える「条件付き書式」の小ワザを紹介します！
※本記事のExcelでは「MS Office Home & Business 2019」を使用しています。
バージョンの違いによって仕様や操作方法が異なる場合があります。
Excelの「条件付き書式」とは？
Excelの条件付き書式とは、ファイル内の指定した範囲に対して条件を決めておき、その条件を満たしたセルに定めた書式を反映させるものを指します。
と言ってもなんだかよくわからないですよね……。
簡単にいうと、たとえば「100より大きい数字は自動的に赤色にする」「『海』という単語のあるセルは色が変わる」など、あらかじめファイルを作る上でのマイルールを決めておき、そのルールに該当する数字やセルを自動的に目立たせることなどができる機能です。
条件付き書式を使うと、次のようなことができます。
・特定の文字列を含むセルやフォントの色を変える
たとえば日付が入ったファイルでは「土曜日は青色、日曜祝日は赤色」といったふうに、セルやフォントの文字を変えられるので、ファイルを見やすく仕上げられます。
・空白のセルを塗りつぶす
条件付き書式で設定しておくと、空白のセルが目立つように表示することができます。目に入りやすくなるため、入力忘れを防ぐことができます。
・数字の大小が比較しやすい「カラースケール」表示などが使える
条件付き書式で表に入力されている数字のセルを装飾すれば、より感覚的に数値をわかりやすくすることができます。数値をセルごとに棒グラフで表す「データバー」や、数字の比率によって赤字や黒字がわかりやすくなるようにセルの色を変える「カラースケール」などがあります。
使い方次第で便利な条件付き書式ですが、慣れるまでに時間がかかる操作もあります。
今回は、初心者でもすぐに使える2つの設定方法をご紹介します！
1行ごとにセルの色を変えて表を見やすく！
セルが並んだファイルを目で追っていくと、どの列のものかわからなくなって思わず指でたどってしまうことはありませんか？
この機能を使えば、1行ごとに交互にセルの色が変わるので、横長になってしまったファイルなどもグッと見やすくなります。
試しに、この表で設定してみましょう。
まず、設定範囲を選択した状態で「ホーム」タブにある「条件付き書式」をクリック。
次に「新しいルール」を選択します。
続いて、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、その下の「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の欄に、「=MOD(ROW(),2)=0」と入力。その後「書式」をクリック。
「=MOD(ROW(),2)=0」には、MOD関数とROW関数という関数が関わっているのですが、難しいのでこの文字をそのままコピペしてしまいましょう。
続いて「塗りつぶし」のタブをクリックし、セルをどの色にしたいかを選んで、「OK」を押せば完了。
このように、交互にセルの背景の色がつきました！
見やすくなりましたね！
行ごと削除しても色付きセルの順番が保たれる！
ちなみに、手動で1行ごとにセルを塗りつぶすこともできるのですが、結構な手間がかかる上に、セルを行ごと削除すると同じ色が2行連続で続くことになります。
その点、この方法で設定しておくと、たとえばこの「5」の行を削除しても……
色のレイアウトが崩れず、きれいに交互に色が変わったままに仕上がります。
スケジュール管理に便利！「○日前」を知らせる
次に紹介するのが、条件付き書式のなかでも、スケジュール管理などにも便利なこちらの機能。
入力されている日付のなかから、期日が迫っているものや「今日の日付」から一定の期間のものを色分けできます。
ToDoリストなどのタスク管理や、納品日など重要なスケジュールの確認に役立ちますよ。
設定方法はこちら。
先ほどと同様、設定範囲を選択して「条件付き書式」をクリックし、「セルの強調表示ルール」を選択、続いて「日付」をクリックします。
次に、今日の日付（この記事の場合は6/14）からみて、どの日付を強調したいかを選びます。期間は、「過去7日間」から「来月」までの間から選べます。
ここでは「今週」を選び、続いて書式で文字や背景も選択します。
すると、「今週」の日付にあたるセルが強調されました。
スプレッドシートで条件付き書式を使用する場合
Googleスプレッドシートでも、Excelと同様に条件付き書式を使用できます。
スプレッドシートを開き、設定範囲を選択して、スプレッドシートの左上にある「表示形式」をクリック、次に「条件付き書式」を選択すると設定が可能です。
もしくは、設定範囲を選択した状態で右クリックをして「セルでの他の操作項目を表示」をクリックし、続いて「条件付き書式」を選びます。
覚えておくと便利な条件付き書式。まずはこの2つの操作を手始めに、徐々に条件付き書式の操作を覚えてみてはいかがでしょうか？
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