仕事のほとんどのデータや資料をGoogleドライブで管理している、という方も少なくないと思います。かくいう筆者もその一人。仕事はもちろんのことプライベートにおいても多用しています。
そんなGoogleドライブでは、資料同士のデータ連携が容易にできるようになっています。
たとえば、２つのスプレッドシートがあったとして、片方のスプレッドシートにもう片方のデータを読み込んで常時同期させたり、あるいはスプレッドシートのデータをもとにGoogleスライドにグラフを表示させる、といったこともお手の物です。
これらはブラウザ上で利用できるWEBベースのサービスだからこそ成せる技です。仮にデータを連携しているスプレッドシートの格納フォルダを変更したからといって、そのデータ連携が解かれてしまう心配もありません。
そこで今回は実際のそのやり方をご紹介。スプレッドシートで作成したデータをもとに、Google スライドにグラフを表示する方法を解説したいと思います。
スプレッドシートでグラフのもととなるデータを作る
データを用意しよう
まずはデータを用意しましょう。スプレッドシートを開き、表を作ります。今回はダミーデータとしてABCの３社の「電話料金」を用意しました。
グラフを作ろう
作ったデータから、グラフを作っていきましょう。
作成した表を選択します。
続いてメニューの「挿入」から「グラフ」をクリックします。
これだけでこの通り、グラフができました！
グラフを作成すると、右側に「グラフエディタ」が出ます。
円グラフ、棒グラフ、といったグラフの種類や、ラベルのつけ方、データの範囲など、各設定ができますので、お好みに応じて編集してみてください。筆者はグラフの種類を棒グラフに変更し、以下のようにしました。
グラフが完成したら、スプレッドシート側の準備は終わりです。
Google スライドにグラフを挿入しよう
続いてGoogle スライド側の作業を解説します。
グラフを読み込みたいGoogle スライドを開きましょう。ない方はGoogle スライドを新規作成してください。
グラフをインポートする
メニューの「挿入」から「グラフ」を選び、ここで「スプレッドシートから」を選択しましょう。
「グラフの挿入」ウィンドウが立ち上がるので、さきほどグラフを作ったスプレッドシートを選び、左下の「選択」ボタンをクリックしましょう。
すると「グラフのインポート」画面が出てくるので、どのグラフをインポートするかを選択し、「インポート」ボタンをクリックしましょう。
この通り、Google スライドにグラフが挿入されました！
挿入したグラフは、オブジェクトと同じように拡大縮小や移動が可能です。
せっかくなので筆者は、左をタイトル、右をグラフにレイアウトしてみました。やはりグラフは一目瞭然ですね！ ただ数値を並べられるよりも、差がわかりやすく資料の理解度や説得力を増させるのに効果的です。
インポートしたグラフは、スプレッドシートと同期できる！
Google スライドにグラフをインポートする際、「インポート」ボタンの上部に「スプレッドシートにリンク」というチェックボックスがありました。通常ここにはチェックがついていますが、これにチェックをつけてインポートをするとスプレッドシート側のグラフが編集されると、Google スライド側に挿入しているグラフに「更新」ボタンが表示され、それをクリックすることでその編集が反映されます。いちいちグラフを挿入し直さなくて良いため、非常に便利です。
共有できるゆえ、「同期」には注意点も！
しかしその反面、誰かと共同編集しているスプレッドシートの場合、知らぬ間に値が書き換わって意図しているグラフと異なってしまうというリスクもあります。プレゼンのために作っていた資料が、いざプレゼン時にデータが変更されてしまっていては元も子もありません。そんなリスクを回避したい場合は、「スプレッドシートにリンク」のチェックボックスをはずしてインポートしましょう。
ちなみに、Google スライドにグラフをインポートしたあとでも、そのグラフのグラフオプションからスプレッドシートとのリンクを解除できますのでご安心ください。
インポートしたグラフは、Google スライド上では編集できない
なお、注意点としてですが、Google スライドに挿入したグラフは、Google スライド上では編集ができません。グラフのラベルの文字を変更したり、グラフの色を変えたりするためには、上述したように「スプレッドシート上のグラフエディタ」で行う必要があります。
ですので、最初からGoogle スライドに挿入する意図がある方は、Google スライドでグラフが見えやすくなるように、スプレッドシート上でグラフを編集しておくことをおすすめします。
データ連携は、クラウドが成せるワザ！ 上手に便利に使ってみよう
資料作成やプレゼン作成に、Google スライドを利用している方もいらっしゃることでしょう。スプレッドシート上にあるデータと同期させてGoogle スライドにグラフを載せることが可能なのは非常に便利です。
例えば、日々増え続ける「エリア拠点数」をスタッフみんなでスプレッドシートで管理していて、Google スライドで自社の企業紹介資料を作成している場合、エリアごとの拠点数のグラフをスプレッドシートからGoogle スライドへインポートしていれば、誰かが拠点数のデータをスプレッドシートで変更すると、企業紹介の資料にもすぐに反映できるようになります。これこそクラウド上でデータ管理をするメリットの真骨頂とも言えます。チームの人間が多いほど、情報の共有も難しくなりますので、こうしたデータの連携は上手に使いこなしたいものですね。
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