仕事でWordやExcelなどOfficeソフトを使用する方は多いのではないでしょうか。ときには外部の方との共有が必要なこともありますよね。こんなとき、ファイルの「プロパティ情報」をチェックしていますか？ もしかしたら、見られてはいけない情報が丸見えになっているかもしれません。
この記事では、Officeソフトで作成したファイルから、プロパティ情報を削除する方法を紹介します。
※本記事ではWindows版のMicrosoft Word 2019を使用しています。
見えてはいけないプロパティ情報が丸見えに？
WordやExcel、PowerPointなどのファイルは、プロパティに「作成者」「前回保存者」「会社名」「マネージャー名」などの情報を持ちます。これらの情報は、一見して目につきにくいのですが、ファイルのプロパティを参照することで確認できます。
▼Wordのファイルのプロパティ情報
見られても問題なければ良いのですが、ときには取引先の社名や担当者名など、漏洩するとまずい情報が入ることもあるでしょう。
こんなときに便利なのが、プロパティ情報の削除機能です。
Word・Excel・PowerPointでプロパティ情報を削除する
プロパティ情報の削除は「プロパティから直接削除する」方法と「ドキュメント検査」という機能を利用して削除する方法があります。
プロパティから直接削除する
プロパティから直接削除する場合、まずは「対象のファイルを右クリック」→「プロパティ」の順に操作し、プロパティ画面を開きます。
「詳細」タブに情報の一覧が表示されるので、各項目をクリックして編集・削除してください。（この方法では、「前回保存者」項目の削除はできません）
まとめて複数項目編集したいのであれば、詳細画面左下の「プロパティや個人情報を削除」を選択します。
「可能なすべてのプロパティを削除してコピーを作成」または「このファイルから次のプロパティを削除（個別に削除する情報を選択）」のいずれかを選び「OK」ボタンを選択します。
その後、対象のファイルのプロパティを表示し、無事に削除されたか確認してみてください。
▼削除後のコピーファイル。「元の場所」以下のデータが消去されている
PowerPoint ドキュメント検査から削除する
Officeソフトに搭載されている「ドキュメント検査」の機能から削除する方法です。
対象のファイルを開き、上部のタブから「ファイル」を選択し、メニュー画面を表示します。左メニューの「情報」から情報画面を開くと、画面中央あたりに検査機能のボタンがあります。Wordの場合は「文書の検査」、Excelなら「ブックの検査」、PowerPointには「プレゼンテーションの検査」のボタンが表示されています。ここから「ドキュメント検査」を選んでください。
ドキュメント検査は「対象の情報が含まれていないかチェック」→「検出した場合は削除」という流れで進行します。
まずは、最初の画面でチェックしたい情報を選んでください。
チェックしたい項目を選択し「検査」をクリックすると、次のように結果が表示されます。
検出結果のなかから、削除したいものを選び「すべて削除」をクリックすると、対象の情報が削除されます。
▼検査前
▼検査後。個人情報を削除したため「作成者」「最終更新者」の欄が空欄になっている
ファイル共有時はプロパティ情報に注意！
プロパティ情報は普段意識しないため、気付かないうちに共有ファイルから情報が漏洩していることもあるかもしれません。今回紹介した方法で簡単に確認できますので、気になる方はぜひ試してみてください。
