Excelで名簿を作るときに知っておきたい便利技

名簿をつくるとき、Excel(エクセル)を利用することが多いですよね。会員が欠けると、いちいち連番を手動で振り直していませんか? ROW関数を使えば、自動で行番号を割り振れます。

Excel(エクセル)で名簿をつくるとき、番号を手動で入力していませんか? その場合、会員に欠番が出るといちいち手動で番号を振り直すことになって不便です。
会員番号は関数を使って割り振りましょう。
もちろん、会員番号でなくても、通し番号を振っているならどんなケースでも有効です。

利用するのはセルの行番号を利用して連続番号をふることができるROW関数です。

サンプル文の作成

サンプルとして、10人の名簿を作ってみましょう。
タイトルは「会員名簿」。A列に№、B列に名前、C列に地域を入力します。
A3列に「№」の行見出しを作成して、A4からA10に連続番号を表示します。
自動行番号を使うには、A4からA13まで、ROW関数を入力します。

ROW関数の使い方

ROW関数は次のように入力します。
=ROW(範囲)
このとき、「範囲」に特定のセルを指定すれば、そのセルの行番号を表示します。「範囲」を指定せず、「()」だけにすれば、関数の入っているセルの行番号を表示します。

▲A3をクリック。次に関数の挿入をクリックし、あらわれた画面からROWを選んで「OK」をクリックする

この表では連続番号は4行目から始まるので、「=ROW()」で求めた行番号の「4」から「-3」を引けば「1」になりますね。こうすることで、開始番号を「1」に調整して表示させることができます。

▲()の後ろに「-3」を付加する。この関数が入っているセルの行数から「3」が引かれる

▲調整結果、始まりが「1」になる。

この状態でセルの端を下へドラッグすると、一気に関数をコピーできます。

名簿から会員を削除してみる

試しに、1番目の会員を削除してみます。
№に数字を直接入力していると、次の方の会員番号は「2」のままになってしまいますが、ROW関数を使っていれば、自動的に「1」に変更されます。

▲№1の会員を削除すると、二番目の会員が自動的に№1に昇格する

 

一連の流れを動画でもご確認ください

ちょっとしたことで、通し番号を使う名簿などのリスト管理が一気に楽になりますよ。

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深川岳志

1960年、兵庫県生まれ。大学時代はSF大会(Daicon3、4)の運営にのめり込む。卒業後、編プロを経てITライターに。ショートショートを書くのが趣味。note:https://note.com/fukagawa