Excelの印刷が崩れる!すぐに試せる対処法5選

Excelで作成した資料を印刷すると表示が崩れてしまう。こんなときはどのように対応すればよいでしょうか。印刷時に発生する5つの「あるあるトラブル」の対処法を紹介します。

Excel(エクセル)を使用するうえで、しばしば発生するのが「印刷時に表示が崩れる」「ページ区切りがおかしい」などのトラブルです。いざ直面すると慌ててしまいがちですが、こういった問題の多くは、エクセルの設定を変更することで対処できます。

今回は、印刷時の「あるあるトラブル」と対処法を、ケース別に5つ紹介します。

※記事中の動作はMicrosoft Office 2019のものです。

エクセルの印刷範囲がおかしい

資料を印刷しようとしたら、中途半端な部分でページが区切られて印刷されたり、余白だけのページが出てきたりしたことはありませんか?

こういった問題は、エクセルの「改ページプレビュー」の機能を使うと、解決できることがあります。例を見てみましょう。

とある会社の支店別売上表です。印刷したい範囲は32行×22列と広範囲に渡ります。こちらの表は、初期設定のまま印刷すると、自動的に範囲が4分割され、4枚の紙に印刷されます。

初期設定のまま印刷すると中途半端に分割されてしまいます。

▼印刷すると年の途中で別のページになるため見づらい


そこで、改ページプレビューの機能を使い、この表を2ページで印刷できるよう設定したいと思います。

エクセルの「表示」タブから左側の「改ページプレビュー」を選び、画面を切り替えます。

画面が点線で区切られ、どのような形に印刷されるのか表示されます。表示されている点線にカーソルをあて、ドラッグで調整しましょう。

今回は範囲を左右で2ページに分割したいので、横の点線を最下部に移動させ、縦の点線は年が切り替わる部分に動かします。

あとはいつもどおりに印刷すれば、2ページで印刷されます。印刷前に、画面のプレビューを確認して、想定どおりの印刷範囲に指定されているか確認してください。

▼調整後の印刷プレビュー。区切りよく2ページに分割されている

シートに設定したコメントが印刷されない

エクセルシートに設定したコメントを印刷したいのに、コメントだけ印刷されない。こんなときも、シートの設定を変更することで印刷できます。

コメントを印刷したい場合は

1.コメントを常時表示するよう設定する
2.  印刷に出るように設定する

という二つの設定が必要です。では、手順を見てみましょう。

エクセルのシートに指定したコメントは、初期設定では「コメントを設定しているセルにカーソルをのせたとき」のみ表示されるようになっています。

まずは、これを常時表示されるよう設定します。

コメントを設定しているセルにカーソルをあて右クリックすると、メニューのなかに「コメントの表示/非表示」というボタンがありますので、これを選択してください。

これで、コメントが常時表示されるようになります。

次に、コメントが印刷されるよう、印刷の設定をします。

印刷画面に移動すると、画面下部に「ページ設定」というボタンがありますので、選択してページ設定のメニューを開きます。

「シート」タブに切り替えると、コメントの表示設定の欄があります。初期設定では「(なし)」になっているので「シートの末尾」または「画面表示イメージ」を選択、OKで設定してください。

「画面表示イメージ」に設定すると、印刷時の表示はこのようになります。

なお「末尾に表示」を選ぶと、印刷の最後に、コメントの内容とセル番地、記入者の名前が箇条書きで表示されます。

▼「末尾に表示」を設定した場合の印刷プレビュー最終部分

印刷するとテキストボックスの文字が切れる

入力したテキストの内容に対し、テキストボックスの広さが不足していると、テキストボックスに入力した文字が印刷時に切れることがあります。

▼テキストボックスからはみ出した文書。このまま印刷するとすべて表示されない


手動でテキストボックスを拡張しても良いのですが、文字が切れていることに気付かず、そのまま印刷してしまう可能性もあります。そのため、こういった可能性があるファイルでは、テキストボックスのエリアを自動的に拡張するよう設定するのがおすすめです。

テキストボックスを選択して右クリックすると「図形の書式設定」ボタンが表示されますので、選択して書式設定のメニューを出してください。

「文字のオプション」の「テキストボックス」メニューを開くとテキストボックスの折り返しや文字の表示の設定画面が出てきます。ここで、任意の設定に変更してください。

通常は「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」「図形内でテキストを折り返す」の二つにチェックすることで、文字が切れないよう、自動でサイズを変更してくれます。

▼設定変更後の表示

▼印刷プレビューの表示

印刷するとセルの文字が切れる

エクセル上ではきちんと表示されているのに、印刷するとセルの文字が切れる。このような問題は「セルの幅が十分確保できていない」ことが原因の可能性があります。

たとえば、以下のように列幅を設定していると、画面上では読める程度には表示されていても、印刷した際に「にぎりセット」の文字が切れることがあります。

こういった場合は、B列の幅を調整することで解決できます。B列全体をクリックで指定し、B列とC列の境目でダブルクリックしてみてください。

セルの幅が自動で調節されます。

印刷時にもこの幅が適用されます。

エクセルの表示より小さく印刷される

エクセルのデータを印刷すると、このように小さく表示されることがあります。

このトラブルは、ページの拡大・縮小設定に問題があることが多いです。まず、エクセル上部のメニューの「ページレイアウト」タブを選択します。「拡大縮小印刷」のパーセンテージが、100%より小さくなっていないでしょうか?

拡大縮小印刷の設定では、100%で原寸大で印刷されます。100%では1ページに収まらない場合、判読できる程度に縮小するか、数ページに分けて印刷しましょう。

数ページに分割するときは、拡大縮小印刷メニューの矢印マークをクリックし「ページ設定」を開きます。

このページでは、拡大・縮小をパーセンテージで指定できるほか、印刷範囲を縦・横それぞれいくつに分割するかを設定できます。たとえば、横2×縦1なら横向きに2分割、横2×縦2なら4分割されます。

なお、分割する場所は自動調整されるので、手動で指定したい場合は前述の「改ページプレビュー」を使ってみてください。

まずは設定内容をチェックしてみよう

エクセルの印刷がうまくできないときは、何かしら設定変更で調整できることが多いです。今回の内容を参考に、おかしな点がないか確認してみてください。

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いちはら

今日の晩御飯から不動産・転職までこなすマルチジャンルライター。Twitterでも活動中。Twitter:@IchiharaMakiwo