スプレッドシートを他の人と共有・編集する方法

Googleスプレッドシートは共有機能があり、他の人と共有したい時も便利です。本記事はスプレッドシートを他の人と共有する方法を解説します。

自分が作成したExcelなどの表計算ファイルを他の人と共同編集したいシーンもありますよね。そんな時はGoogleスプレッドシートが便利です。
Googleスプレッドシートはクラウドサービスなので、共有機能を使えば簡単に他の人と共有・編集が可能です。
本記事は、Googleスプレッドシートの使い方や共有方法などを解説します。

※この記事ではPC版のGoogleスプレッドシートをWindows10で使用するケースを説明しています。

スプレッドシートを他の人と共有する方法

Googleスプレッドシートには共有機能があり、クラウド上で他の人と共有することができます。共有すれば他の人もリアルタイムで閲覧・編集が可能になるので、ローカルのファイルをメールで送るよりも便利ですよね。

スプレッドシートを共有する方法は2つあります。
「Googleアカウントと紐づけて共有する方法」と「URLで共有する方法」です。以下ではそれぞれの方法を解説します。

Googleアカウントと紐づけて共有する

1つめは、Googleアカウントと紐づけて共有する方法です。Googleアカウントに紐づけておけば、許可した特定のアカウントしかファイルを閲覧・編集できません。
セキュリティ面を考えると最も安心な共有方法です。

1.画面右上の「共有」をクリック


2.メールアドレスを入力

共有したい相手のGoogleアカウントを入力します。

3.権限を選択

共有する相手の権限を選択します。
権限は「閲覧のみ可」「閲覧とコメント可」「編集可」の3種類があり、各アカウントごとに設定できます。

  • 閲覧のみ可…閲覧だけを許可
  • 閲覧とコメント可…閲覧とコメントを許可
  • 編集可…シートの数値を変更したり、入力したりなどの作業を許可

4.「完了」を押す
権限を決定したら「完了」を押して共有されたことを確認しましょう。

この方法は相手がGoogleアカウントを持っていることが前提です。Googleアカウントを持っていない人と共有する場合は、次の「URLで共有する」方法がおすすめです。

Googleアカウントと紐づけた人を解除する場合

次に、Googleアカウントと紐付けた人を解除する方法です。

1. 画面右上の「共有」ボタンをクリック
2.ユーザーを選択し削除

共有を解除したいユーザーを選択肢、名前の下にある矢印を押し、「削除」を選択して押します。

3.変更を保存

「保存」を押して変更を保存して完了です。

Googleアカウントに紐付けず、URLで共有する

次にご紹介するのは、Googleアカウントに紐付けることなくスプレッドシートのURLを共有する方法です。共有設定によっては、URLを伝えるだけで、簡単に閲覧・編集が可能になります。

共有したい相手のGoogleアカウントをわざわざ確認する必要がないので手軽ですが、URLを知っていれば誰でもアクセスできてしまうため、URLの取り扱いには注意が必要です。

1.画面右上の「共有」ボタンをクリック

2.「リンクを取得」をクリック

「リンクを取得」を押すと、共有用のリンクが表示されます。

3.共有する人を選択

「URLから共有する人」で「リンクを知っている全員」を選択します。

この項目を「リンクを知っている全員」にすることで、リンク(URL)をクリックした人が誰でもGoogleスプレッドシートにアクセスできるようになります。

ここで「リンクを取得」しても「制限付き」を選択した場合、「Googleアカウントで共有する」方法と変わらず、アカウントで指定した人しかアクセスできません。「リンクを知っている人全員」を選ぶことで、URLをクリックした人なら誰でもスプレッドシートを閲覧・編集可能になるのです。

4.権限を選択
「閲覧のみ可」「閲覧とコメント可」「編集可」から権限を選択します。

5.リンク(URL)を送る
URLをコピーして共有したい相手に伝えます。メールやチャット、SNSなどで共有したい相手に知らせましょう。
受け取った相手はリンクをクリックするだけでスプレッドシートにアクセスできます。

この方法はセキュリティ面で劣りますので、「Googleアカウントを持っていない人」や「大勢の人を招待したい場合」など限られた場面で使用するのがおすすめです。

URLの共有を解除する場合

次は、一度共有したURLを解除する方法です。

1. 画面右上の「共有」ボタンを押す
2.「リンクを取得」を押す
3.矢印から「制限付き」を選択

4.「完了」を押す

他のGoogleサービスも共有可能

ファイルの共有はGoogleスプレッドシートだけでなく、以下のGoogleサービスでも可能です。

  • Googleドライブ
  • Googleドキュメント
  • Googleスライド

いずれも共有・解除の方法は今回ご紹介したものと同じなので、ぜひ試してみてください。

共有機能で効率的に作業しよう

共有機能を使えば大人数で同時に閲覧したり、作業したりすることができます。
しかも変更箇所はリアルタイムで更新されるのでとても便利。ぜひ共有機能で日々の作業を効率化してみてはいかがでしょうか。

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月木なつめ

会社員を経てフリーランスに。文化財学科出身なので趣味で歴史系の分野を調べることも。IT・旅行・ゲームなどの分野で執筆活動中。