Googleドライブを使っていると、しばしば「フォルダが見つからない」「フォルダの階層が多くて移動が面倒」といった、ちょっとしたストレスを感じることがあります。こんなとき、目当てのフォルダをさっと見つけることができれば便利ですよね。
実はこの悩み、Googleドライブの「スター」機能を利用することで解決できます。この記事では、「スター」の使い方と便利な活用方法を紹介します。
「スター」はGoogleドライブで使えるブックマーク機能
「スター」は、Googleドライブに標準搭載されている機能のひとつ。ブックマークや、Windows10の「クイックアクセス」に似た機能です。
Googleドライブ内のやフォルダにスターを設定すると、メニューバーの「スター付き」からアクセスできるようになります。
スターを設定するにはいくつか方法があります。GoogleドキュメントなどGoogle系のツールであれば、ファイル内のスターマークをクリックするだけでスターを追加することが可能です。
また、フォルダ内で「サムネイルを右クリック」→「スターを追加」でも設定できます。
フォルダに設定したい場合はGoogleドライブ内でフォルダ名、またはフォルダのサムネイルからスターを追加できます。
スターが使えると特に便利な場面
Googleドライブのスター機能は、最初に説明したようにメニューバーから「スター付き」をクリックして使用するときも便利なのですが、ほかにも便利な使い方がありますよ。
とくに「ファイルの移動やコピー」「共有フォルダへのアクセス」では重宝します。
Google系のファイルのコピーや移動
Googleドキュメントやスプレッドシートで、ファイルを開いてコピーや移動をする場合、移動先フォルダの選択画面が以下のように表示されます。
普通、目当てのフォルダを選ぶには、矢印ボタンでフォルダを移動し、コピー先を選択しなければなりません。またこの場合、どのフォルダがどこにあるのかを把握しておく必要があります。
こんなとき、フォルダにスターを設定しておけば「スター付き」のリストからショートカットできます。一度「スター付き」が表示されている一番上の階層まで移動する必要はありますが、フォルダを探す手間は大幅に軽減されるでしょう。
共有フォルダにアクセスするときにも
スターは共有フォルダにも設定できます。「共有フォルダと個人の非公開フォルダを間違える」「別の共有フォルダと勘違いしてしまう」などミスの防止に繋がります。
共有フォルダの場合、他の共有フォルダと間違えてしまうと、情報流出などの事故が発生する原因にもなります。取引先Aと取引先Bの両方の共有フォルダのアクセス権限を持っている場合などは特に注意が必要です。
こんなシーンでも、スターが役立ちます。「共有フォルダはスター付きリストからのみアクセスする」と決めておいて、社名入りのフォルダにスターを設定しておくといった対策が可能です。
※イメージ
フォルダ階層内での迷子を防止
「あのファイルどこだっけ？」「保存先のフォルダがどこにあるか分からない……」こういった場合にスター機能は非常に便利です。
よく使うフォルダがあれば、スターを設定してサクっと移動できるよう設定してみてください。
