OneDriveでのファイルの共有方法!便利な使い方から注意点まで

Office365ユーザーなど、多数の方がマイクロソフト社のオンラインストレージサービス「OneDrive」を利用していることでしょう。ここでは主にOneDriveを使った共有設定について説明します。

OneDriveは、マイクロソフト社の提供するオンラインストレージサービスです。
OneDriveを使えば、OneDriveフォルダ内のファイルと、オンライン上にあるOneDriveフォルダ内のファイルはつねに同期されます。

オンライン上にあるフォルダやファイルは、他人と共有することが可能です。ここでは、OneDriveを利用したファイル共有について説明していくことにしましょう。

OneDriveのファイルを他の人と共有する方法

まずブラウザでOneDriveを開いてみましょう。
OneDriveのページを開き、サインインを行います。Microsoftに登録しているメールアドレスとパスワードを入力しましょう。

▲ブラウザで「OneDrive」と検索して開くか、Windowsのタスクバーの右側にある通知領域の雲形のアイコンをクリックして、「オンラインで表示」を選択する

 

カーソルを公開したいファイルの右上に持っていくと、◯印のチェックボックスがあらわれるので、チェックを入れます。そして、画面上部の「共有」をクリックします。

▲ファイルのチェックボックスにチェックを入れ、「共有」をクリックする

 

リンクの送信画面があらわれますので、共有したい相手のメールアドレスを入力します。いくつでも入力することができます。
また、Outlookでfamilyなどグループを作成している場合はグループ名を指定することも可能です。「送信」ボタンをクリックすれば、共有完了です。

▲メールアドレスを入力し、「送信」をクリックする

 

届いたメールで「開く」をクリックすると、オンラインでファイルが開きます。ファイルメニューからPCへ保存することも可能です。

送られるのはリンクだけでファイルが送信されるわけではないので、モバイル通信で仕事をしている時など、パケットの節約になります。

▲メールを開き、「開く」をクリック

 

最近ではメールをあまり使わず、メッセージソフトなどで代替する場合も多いかもしれません。
そのような時は「リンクのコピー」をクリックして、リンクをコピーし、メッセージソフトなどに貼り付ければOKです。

▲「共有」をクリックし、さらに「リンクのコピー」「コピー」をクリックする

 

ファイル単位ではなく、フォルダ単位で共有を行うこともできます。ファイルを選択するときと同じように、フォルダのチェックボックスにチェックを入れ、共有設定を行えばOKです。

▲共有する「フォルダ」を選び、画面上部の「共有」をクリックして、メールアドレスを入力し、「送信」か「リンクのコピー」をクリックする

編集権限の選択などの共有設定

共有設定を送るとき、通常は「リンクを知っていれば誰でも編集できます」という状態で、メールが送信されたり、リンクがコピーされたりします。

この設定は、相手がオンライン上のファイルを自由に書き換えることができ、また、見知らぬ相手であってもリンクさえ知れば開けてしまうので、セキュリティ的にはゆるい面があります。

OneDriveでは「共有設定」を行うとき、さまざまな選択が可能です。
対象ユーザーは、「リンクを知っているすべてのユーザー」と「特定のユーザー」の2種類が選べます。特定のユーザーを指定して、メールを送信すれば、その相手しかリンクを開くことはできません。

また、編集権限についても、「編集を許可する」のチェックボックスを外すことで、閲覧は可能だが編集は不可という共有が行えます。

▲「共有設定」で「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリック。対象ユーザーを選択する。「その他の設定」で編集を許可するかどうかを選択できる。設定をしたら、「適用」をクリック

 

OneDriveのグレードを「プレミアム」にすると、共有したファイルのダウンロード期限を設定したり、ファイルを開くのにパスワードを設定したりすることができます。

▲「その他の編集」に「有効期限」と「パスワード」が加わる。

共有設定の注意点

共有設定は、用途によって使い分けましょう。
まず、共有するファイルが、複数人で同時に編集をする必要があるのかどうかを確かめます。編集する必要がないのであれば、チェックボックスから「編集禁止」を選択します。

標準の設定である「編集許可」のままリンクを送ると、相手はファイルの内容を書き換えることができます。
重要な数値や文章を書き換えられる可能性があるので、なるべくなら閲覧だけで済む「編集禁止」にしたほうがいいでしょう。

また、対象ユーザーにも気をつけましょう。標準の設定では「リンクを知っているすべてのユーザー」になっていますが、この状態だと、リンクを配布すれば、誰でも該当ファイルを開くことができます。

メールを誤送信してしまうと、リンクを公開されて、誰でもアクセス可能に状態になりかねません。広く公開する意図がなければ、「特定のユーザー」を指定するほうが安全でしょう。

いちいち共有の設定変更するのが面倒であれば、「家族」「公開」「経理課」などのフォルダを作り、それぞれに合った共有設定をしてしまえば、ファイルの管理が格段に楽になります。

OneDriveは、動作も軽快で、自動的にドキュメントや画像、デスクトップのデータをアップロードしてくれるので、いろいろな場所からデータを閲覧したり、書き換えることができて、たいへん便利です。

共有設定に気をつければ、複数のグループでデータを安全に共有することも可能です。
ぜひ、OneDriveの共有機能を活用してみてください。

 

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深川岳志

1960年、兵庫県生まれ。大学時代はSF大会(Daicon3、4)の運営にのめり込む。卒業後、編プロを経てITライターに。ショートショートを書くのが趣味。note:https://note.com/fukagawa