新型コロナウイルスの影響でリモートワークをする企業が多いなかで、Web会議の機会も増えました。
そしてWeb会議にはテレビ通話ができるコミュニケーションツールが必要なわけですが、Skype、Zoom、Google meetなど様々なツールがあるためどれがいいのか迷います。
そこでおすすめしたいのが、Microsoftが提供している「Microsoft Teams」です。
ここではMicrosoft Teamsとはどのようなコミュニケーションツールなのか、主にどのような機能があるのか。実際に登録してみて、Web会議やチャットなどの使用感についても検証してみました。
Microsoft Teams とは
Microsoft Teamsとは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールです。
それもただコミュニケーションをとれるだけではなく、ビデオ通話はもちろん、業務を円滑に進められるよう様々な機能が追加され、他のビジネス系ツールとの連携にも対応しています。
Skype for Business はもうすぐ終了する
同じくMicrosoftアカウントでログインできるサービス、Skype for Businessを利用している方だと「Skype for Businessも便利だし、わざわざMicrosoft Teamsに移行しなくてもいい」と感じる方も多いでしょう。
しかし、実はSkype for Businessが利用できるのはあとわずかの期間なのです。
というのも、Microsoftが2019年7月31日にリリースした記事によると、Skype for Businessは「2021年7月31日」をもって提供が終了されます。
現在、Skype for Businessを使用しているのなら、いますぐでなくてもいいですが、そろそろMicrosoft Teamsへの移行を検討した方がよさそうです。
Microsoft Teamsだけなら無料
Microsoft Teamsを新規であれ、Skype for Businessからの移行であれ、利用を検討するのであればまず気になるのが「月々の費用」でしょう。
では、いくらかかるのかですが、主なプランとしては「無料版」と、Microsoft 365（=旧名：Office 365）のサービスの1つとして使用できる「通常版（有料）」です。つまり、Microsoft 365を契約中の方は有料の「通常版」Teamsが包括されています。
なお、Microsoft 365には料金と内容の異なるプランがいくつかありますが、Teamsの使える範囲に差はありません。
| 無料版 | 通常版 | |
| 価格 | 無料 | 540円(法人向け）1,284円（一般向け）〜 ユーザー/月 |
| チャット | ○ | ○ |
| Web会議 | ○ | ○ |
| 会議のレコーディング | × | ○ |
| Microsoft 365との連携 | × | ○ |
| 拡張機能 | ○ | ○ |
| ストレージ | 1人あたり2GB | 1人あたり1TB |
| 電話/Webサポート | × | ○ |
| 稼働率保証 | × | ○ |
※金額はすべて税別
無料版だけでも十分に便利なのでまずは無料版から使い始めてみて、より充実した機能が必要となったときにはぜひ有料の通常版も検討してみてください。
Microsoft Teams の主な機能
Microsoft Teamsは「チーム」での作業を円滑にするコミュニケーションツールとの説明しました。では、具体的にどのような機能があるのか見ていきましょう。
チャット
1対1はもちろん、複数人でチームを形成してのチャットができます。
イメージとしては人気SNS「LINE」のような仕様で、絵文字やGIF、ステッカーなども送ることができ、より気軽なコミュニケーションが可能です。
直感的に操作できる設計なので、初めての方でもまず問題なく扱えるでしょう。
会議
メンバー間でオンライン上での通話や、複数人のチームで会議ができます。
チャットからそのままワンクリックで会議に切り替えたり、スケジュールに会議の予定を設定して自動的にメンバーを招待したりも可能です。
最大300人を1度に招待できるので、大規模な会議に使えます。
Wiki
チーム内でのみ共有できる「Wiki」を作成できます。
Wikiとはユーザー間で編集・共有ができるコンテンツのこと。いわゆる世界的な情報サイト「ウィキペディア」をチーム内で独自に作成するイメージです。
メモの代わりにしたり、マニュアルにしたり、と様々な使い方ができるでしょう。
Microsoft 365との連携
Microsoftの提供しているOffice系ツール「Microsoft 365」と連携ができます。
Microsoft Teamsの画面上でOutlookの予定表を確認・編集できたり、WordやPowerPoint、Excelなどのファイルを共有・編集も可能です。
アプリ上でMicrosoft 365の作業のほぼすべてができる、これはとても便利です。
拡張機能
Microsoft 365の他にも、様々なビジネス系ツールとの連携ができます。
例えば、人気のメモアプリ「Evernote」やプロジェクト管理に便利な「Polly」、サイトの分析・管理には欠かせない「Google Analytics」など。
様々な企業がアプリを公開しているので、自分好みに機能を追加できるのです。
Microsoft Teams の使い方
チャットにWeb会議、WikiにMicrosoft 365との連携など様々な機能があるためすべての紹介は難しいので、ここでは登録からWeb会議までを試してみましょう。
PC版
アカウントの作成
まずは、Microsoft Teamsのアカウントを作成しましょう。公式サイトの「無料でサインアップ」をクリックします。
▼Microsoft Teamsの公式サイトはこちら
※Microsoft TeamsではMicrosoftのアカウントがそのまま使えるので、すでにMicrosoftのアカウントをお持ちの方はここの項目は飛ばしてください。
Microsoft TeamsのIDに必要な「メールアドレス」を入力します。
Microsoft Teamsをどのように使用するのかを選択します。
「アカウントの作成」を選択し、Microsoft Teamsのパスワードを設定します。
設定したメールアドレス宛に送られてくる4桁の「コード」を記入します。
氏名や会社名など、その他の詳細事項を記入します。
セットアップ中になるので、終わるまではブラウザは開いたままです。
セットアップが完了したら、Microsoft Teamsのアプリをダウンロードします。
▼Microsoft Teamsのアプリをダウンロードはコチラ
アプリをダウンロードできたら、起動して事前に設定したIDとパスワードを入力します。
チュートリアルの画面が立ち上がれば、アカウントは無事に設定できました。
Web会議を立ち上げてみた
それでは、実際にWeb会議を立ち上げてみましょう。
まず、アプリを起動させたら、左の項目から「チーム」を選択します。
そして、「チーム」の右上の「会議」から、「今すぐ会議」をクリックします。
たったこれだけで、Web会議を立ち上げることができます。
あとは、リンクまたはメールでメンバーを招待するだけです。
なお、Web会議は「会議」から立ち上げることもできます。
スケジュールを設定すれば、メンバー間でWeb会議の日時の共有も可能です。
機能が豊富なので最初は戸惑いますが、一通り試してみると難しくはありません。
スマホ版
すでにPC版でアカウントの作成とWeb会議を試しているので、スマホ版ではチャット機能の使い心地を試してみましょう。
※スマホ版のアプリは公式サイトからダウンロードできます。
▼Microsoft Teamsの公式サイトはこちら
下にある項目から「チャット」を選択する。
別のユーザー、または立ち上げられているスレッドを選択する。
今回は「会議」というスレッドを選択しています。
簡単にメッセージを送信できました。
太字やマーカー、下線など文字の装飾もできます。
さらに、画像やファイルの送信も簡単にできます。
「LINE」のようなSNSをビジネス向けにカスタマイズした使用感なので、何かしらSNSに触れたことのある方であればほぼ違和感なく使えるでしょう。
リモートワークの課題を解決してくれる！
これまでオフィスで仕事をして会議室に集まるのが当たり前であったのが、新型コロナウイルスの影響により「集まる」ということが難しい状況になりました。
そこで「リモートワーク」を開始する企業が増えたわけですが、いきなり働く環境が変わったことで、日々の業務に様々な障害が現れはじめています。
とくに課題とされているのが、社員間でのコミュニケーション不足。
必要な情報が伝達されない、しづらい環境では業務を効率的に進められません。
その点、Microsoft teamsであればチャットやWeb会議、ファイルの共有・編集など「チーム」として円滑にコミュニケーションを取れる機能が揃っています。
もし今、リモートワークを開始してコミュニケーション不足を抱えているのなら、Microsoft teamsはきっと課題の解消を手助けしてくれることでしょう。
快適なテレワークにはインターネット環境が大切
テレワークには、高速で安定したインターネット接続が欠かせませんよね。Web会議を行ったり、大きなデータをやりとりしたりする場合は特に、モバイルデータ通信よりも自宅の固定回線から有線やWi-Fiで接続する方が、データ通信量が気にならずにすみます。自宅でも外出先でも仕事をするという方は、モバイルWi-Fiが便利です。
ビッグローブ光は、光回線とプロバイダサービスがセットになった固定回線サービスです。毎月定額で高速かつ高品質なインターネットを利用できます。さらに、auユーザーやBIGLOBEモバイルユーザーなら、お得な割引も用意されています。
また、BIGLOBE WiMAX 2+は、モバイルWi-Fiなので小さな端末を持ち歩けば家でも外出先でも快適なインターネット通信が利用できます。工事も不要なので、端末が届いた日からすぐに使えます。急ぎでテレワーク環境が必要な方にもおすすめです。
テレワークが増えたこの機会に、料金の見直しも含めて、インターネット環境を整えてみてはいかがでしょうか。
