「Googleドライブって聞いたことはあるけれど、具体的にどんなものなのか分からない」という方や「使っているけどもっと活用したい！」という方に、この記事では、Googleドライブについて基本から、様々な機能までご紹介します。
Googleドライブってどんなもの？
Googleドライブとは、Googleによる無料オンラインストレージです。文書ファイルはもちろん、写真、音楽、動画など、様々なデータをインターネット上で「Google ドライブ」と呼ばれるクラウドに保存することができるサービスです。
この記事では、
・複数のデバイスからアクセスできること
・共有機能を使ってデータのやり取りができること
・ドライブ内で直接データの作成や編集もできること
・他のストレージサービスとの違いについて
・セキュリティ面について
など、基本的な使い方から知っていると便利なことまでご紹介したいと思います。
複数のデバイスからアクセスできる
Googleドライブにデータを入れるとインターネット上に保存することになるので、PCやスマホ、タブレットなど、複数のデバイスから同じドライブにアクセスが可能。
例えばスマホで撮影した画像をパソコンに送りたい、という場合。スマホに入れてあるGoogleドライブアプリに画像をアップロードし、パソコンでGoogleドライブにアクセスしてお目当ての画像をダウンロード。わざわざ自分のPCメールに添付送信しなくても、これだけでOKなんです。
「共有」機能を使ってデータのやりとりができる
Googleドライブは、ただ単に自分の手持ちの複数デバイスでのデータ共有ができるだけではありません。
「共有」という機能を使うことによって、複数の人とのデータのやりとりも可能になります。
マイドライブ内で共有したいデータを開き、右上の縦に3つの点が並んでいるメニュー部分を選んで「共有」を選択します。すると「ユーザーやグループと共有」というウィンドウが開くので、共有したい人のユーザー名やメールアドレスを入力します。これで共有完了！わざわざメールを作成して、データを添付して……という作業をせずともデータを送れるのはうれしいですよね。
▲画像データを開いて右上から「共有」を選択
▲共有したいユーザーやグループ名、メールアドレスを追加
ワードやエクセルと互換性OK！ドライブ上で直接データ作成
データ管理に便利なGoogleドライブですが、ローカルからファイルをアップするだけでなく、ドライブ上で直接データ作成もできます。「マイドライブ」の右横の「▼」部分を開くと、ファイルやフォルダのアップロードの選択の下に、いくつかのアプリが出現します。
Microsoft OfficeのWordに相当する「Google ドキュメント」、Excelに相当する「Google スプレッドシート」、PowerPointに相当する「Google スライド」など、主要なアプリと互換性のあるアプリが充実。
しかも、これらのアプリを使っての作成・編集はオフラインでも可能。WiFi環境がなくても作業ができるのは便利ですよね。オフライン時に作成・編集したデータは、使用しているデバイスに保存され、次にオンラインとなった時に変更部分が自動的にドライブに保存されます。
▲アップロードだけじゃない！ドライブ上で直接データ作成もできる
▲PC上のエクセルデータをマイドライブにアップロード後、右上の「Google スプレッドシートで開く」を選択するとドライブ上でデータ変更もできる
ストレージサービスは他にも。Google ドライブとの違いは？
ストレージサービスはGoogle ドライブ以外にも存在します。例えばDropboxもその一つ。Dropbox社が提供するストレージサービスで、ファイル共有やデータ管理に特化しているのが特徴です。ストレージサービス専門というのは安心感がありますよね。また、データの保存期間が長いというメリットがあります。
一方で、GoogleにおけるGoogle Meetのように、付随するオンライン会議などのサービスはありません。データの保存容量という点では、ビジネス用など細かいプランがそれぞれあるので一概に比較はできませんが、2つのサービスでそれほどの差異はないと言っていいでしょう。Google アカウントを持っていれば使用できる手軽さと多機能に渡る便利さが魅力のGoogle ドライブ、ストレージサービスに特化していてシンプルなDropboxと大まかに考えて、自分に合う方を選ぶといいでしょう。
Google ドライブのセキュリティは？
データ管理や作成をドライブ上で直接おこなうこともできるし、他の複数のデバイスからのアクセスも容易な点が魅力のGoogle ドライブ。でもそれだけ使いやすい機能がたくさんあるなら、セキュリティはどうなってるの？と心配になりそうですね。
Google ドライブではログインパスワードとは別にスマホなどでメッセージを受け取ることでログインできる二段階認証がかけられます。また、ファイルは共有機能を使わない限り基本的に非公開。共有する場合も、共有設定をすることで、共有したGoogle アカウントを持つメンバー以外には閲覧もできないように設定できるなど、セキュリティ面に関しても安全です。
データの管理や共有のみならず、オフライン環境であってもドライブ上でデータの作成変更が可能なGoogleドライブ。無料サービスでも容量は15GBなので、よほど大きなデータでなければ容量をあまり気にせず使い続けられそうですね。Googleドライブを使いこなして、ビジネスでもプライベートでも作業を効率化していきましょう！
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