Google提供のWEBメールサービスとして利用者も多いGmail。以前にも、会社のPOPメールをGmailで送受信する方法をご紹介しました。

POPメールの送受信をGmail上で行うと、かなりの量のメールが溜まっていきます。Gmailの容量は無料でも15GBと多いのでオーバーしてしまう心配は少ないと思いますが、それでもメールの管理が大変ですよね。

今回は、Gmailの「ラベル」機能を使ってメールを管理する便利な方法をご紹介します。まだ使っていない方がいたらおすすめですよ~!

Gmailの「ラベル」機能ってどういうもの?

そもそも「ラベル」とは、よくあるメーラーでいうところの「フォルダ」管理に近いものです。ただフォルダと大きく違うのは、ひとつのメールに対して複数のラベルを付けられること。いうなれば、メールにいくつもの付箋を貼れるような感覚です。

GmailはGoogleのメールシステムだけあって検索機能が高度で、タイトル等の検索もしやすいのですが、ラベルをつけておくとさらに楽。ラベルごとにメールをまとめて見ることができ時短になりますし、プロジェクト名や進捗状況をラベル管理することで確認漏れなどの心配も少なくなります。

Gmailをラベルで振り分けて、メール整理&ビジネス効率をUPさせる

ラベルはGmailの「設定」から「ラベル」タブを選択、「システムラベル」「カテゴリ」「サークル」の下にある「ラベル」欄の「新しいラベルを作成」から簡単に作成できますよ!

ラベル分けする項目

Gmailをラベルで振り分けて、メール整理&ビジネス効率をUPさせる

どんなラベルで振り分ければいいのか迷うかもしれませんが、これは本当に人それぞれ。いくつか、ビジネスで使えそうなラベルの設定例をご紹介しておきます。

案件名

上でご紹介した「プロジェクトA」のように、現在進行している案件名で振り分けるのは基本。

企業名(クライアント等)

違う案件だけど同じクライアントとのやりとり、なんていうときはこちらもラベルでまとめておくと、請求などの確認時に便利。案件のラベルと両方つけておけば、どちらのラベルからも見ることができます。

●●さんなど、人名

基本的にはアドレスで検索もできるので必要なさそうですが、最近はスマホの普及もあって、複数のアドレスから返信してくる方も。そういったメールをまとめてチェックするために、人名ラベルをつけておくのも便利です。

進捗状況

案件の名前をつけた状態で、進行中・未解決のメールは「受信トレイ」置いたままにしておいて、終了したらアーカイブ(受信トレイから外す)すれば進捗状況もわかりやすい。または「急ぎ」などのラベルをつくっておくのもいいですね。

「あとで読む」など自分メモ

メルマガなど、今は読む時間がないけれどあとで読みたい内容があったときに。受信トレイにいつまでもあると結局溜まっていくだけ・・・なんていうことも解消できますし、あいた時間ができたときに「あとで読む」にまとまっていると暇つぶしにもなります。

進行中案件のメールをわかりやすく表示する工夫

では次にラベル振分けを少し便利にする小ネタを。

ラベルを作成するときに、進行中案件のラベル名は「プロジェクトA」ではなく「◎プロジェクトA」「<プロジェクトA>」など、記号を入れておくのがおすすめです。

というのも、ラベルは自動的にアルファベット順、日本語あいうえお順にソートされて表示されます。このときの優先順位は記号→英数字→日本語なので、頭に記号を入れておくと上のほうに表示される仕組み。

ラベルを大量につくると、どんどん表示が下のほうに下がってしまうので、現在進行中の案件は何かしらの記号をつけておきましょう。記号でなく、「01」「02」などの数字を入れておくのも優先順位がわかりやすくていいですね。

終了したらラベルの記号・数字だけを外せば、ラベルとしての機能はそのまま、表示位置は下のほうに下がるのでアーカイブするのには変わらず役立ちます。

Gmailをラベルで振り分けて、メール整理&ビジネス効率をUPさせる

作成したラベルはGmail画面左側の「受信トレイ」などの下にずらりと並びます。

ちなみに、案外見落としがちですが、ラベル設定時には色分けもすることができます。視覚的に管理したいという方は、色も忘れずに設定しましょう!

⇒ ラベルの作成方法や編集方法はこちらのサイトを参照してください。

ちょっとした準備でメールの見落としもなくなり、時短&効率UPになりますよ。

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林さやか

フリーの編集者兼ライター。「本が好き」の一心で編集者になったものの、スポーツ、文学、手芸、東洋医学など興味はとことん「広く浅く」。父親のやっていたパソコン通信から中学生でインターネットにハマった1983年生まれ。

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