Googleドキュメントは、無料かつ高機能な文章作成ツールとして、多くのユーザーに利用されています。一方で、便利ではあっても多機能すぎていま一つ使いこなせていないという方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、知っておくと便利なGoogleドキュメントの機能を7つご紹介。文章作成作業の効率アップが見込めますので、ぜひ参考にしてください。
見出し・フォントスタイルの設定
Googleドキュメントには、見出しやテキストのフォントスタイルを任意に登録し、呼び出す機能があります。
フォントと見出しスタイルの呼び出しは、メニューの「表示形式」→「段落スタイル」から行います。デフォルトでも「タイトル」や「見出し」などが登録されているので、登録済みのものを反映させたい場合は、見出し一覧から好きなものを選んでください。任意のテキストのスタイルを見出し・テキストのスタイルとして登録するときは、文章を選択してそれぞれの登録名から「カーソル位置のスタイルに更新」を選びます。
音声入力
あまり知られていませんが、Googleドキュメントには音声入力機能があります。活用すれば、手の塞がった状態でも話すのと同じ速度で入力が可能です。
音声入力は、メニューバーの「ツール」→「音声入力」で呼び出せます。現れたマイクのボタンをクリックし、そのまま話せば内容が文章に反映される仕組みです。
もちろん、発音が明瞭でない場合や、周囲の雑音が大きい場合はうまく入力できないこともありますが、環境さえ整っていればかなり高水準で反映されます。誤変換や誤字脱字は手入力と比較して多くなるため、入力後はしっかり見直しましょう。
共有の制限を設定できる
Googleドキュメントは、URLを知らせることで簡単に他人と文章を共有できることで知られていますが、ドキュメントを閲覧できるメンバーを制限することも可能です。
限定公開の設定は、メニュー右上の「共有」ボタンから設定します。ポップアップ下側の「リンクを取得」画面に「変更」ボタンがあるので、そちらから限定公開の設定が可能です。
ファイルにアクセスできるメンバーを「リンクを知っている全員」「制限つき」のいずれかに設定してください。制限付きに設定した場合、共有相手として設定したアカウントしかアクセスできなくなります。アクセスしたメンバーに対する権限の範囲（閲覧のみ・編集可能など）もこちらから設定可能です。
ブラウザのアドレスバーから直接Googleドキュメントを呼び出す
Googleドキュメントの新規文書にアクセスする場合、Googleドキュメントのサイトか、Googleドライブから開くことが多いのではないでしょうか。実は、Googleドキュメントの新規画面をいきなり開くことも可能です。
インターネットブラウザのアドレスバーに「doc.new」と入力してみてください。新規文書の編集画面に直接移動できます。
画像の加工
Googleドキュメントでも簡単な画像の加工が可能です。文書上の画像を選択している状態で右クリックし「画像オプション」を選んでみてください。画像オプションのメニューが表示されます。
Googleドキュメントの画像編集機能でできるのは、サイズの変更や簡単な色調の調整、ベースカラ―の変更などです。試しに、サンプル画像を「色を変更」機能を使ってモノクロ化してみました。
機能は専用の画像加工ソフトに及びませんが、このように簡単な加工は可能なので、ぜひお試しください。
ファイルとしてダウンロード
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートには、文書をファイルとしてダウンロードする機能がついています。メニューバーの「ファイル」→「ダウンロード」から任意の拡張子でダウンロード可能です。
Googleドキュメントのダウンロード機能は以下のファイルの種類に対応しています。
Microsoft Word（.docx）／OpenDocument形式（.odt）／リッチ テキスト形式（.rtf）／PDFドキュメント（.pdf）／書式なしテキスト（.txt）／ウェブページ（.html、.zip）／EPUB Publication（.epub）
この中でも、PDFとWordは利用機会も多いのではないでしょうか。ファイルへのアクセス権限がない人に送るときや、メールに添付したい場合にも便利な機能です。
データ探索機能
Googleドキュメントでは、文書を書きながらGoogle検索を行える「データ探索」という機能が搭載されています。調査しながら文章を書く場合に重宝する機能です。
メニューバーの「ツール」→「データ探索」を選択すると、画面横に検索ウィンドウが表示されます。検索結果に表示されるサイトはブラウザの新しいタブで開くため、ドキュメントの編集画面が消える心配はありません。
記事の執筆や論文の作成などで使える機能です。ぜひお試しください。
便利機能をフル活用して作業効率アップ
Googleドキュメントには便利な機能が多く、必要に応じてうまく活用することで作業効率の向上が見込めます。今回ご紹介したもの以外にも、多くの機能が搭載されています。ご自分に合ったものを探してみてください。
