ダウンロードした資料や添付ファイルがどんどん溜まっていって、違うファイルを開いてしまったり、探しているものが見つからなかったり。

忙しいときに限って、焦ってしまい時間をロスしてしまう。あるある!

そんなわけで今回は、効率的でわかりやすい、ビジネスのフォルダ分けアイデアをいくつかご紹介します!

アイデア①「ゴミ箱一歩手前」用のフォルダを作っておく

「このファイル、もう要らないかな? でもまた使うかも?」というグレーゾーンにある資料、けっこうありますよね。デスクトップにおいておくとゴチャゴチャになる原因になるので、専用の置き場所を作りましょう。

とりあえずここに放り込んでおけば、見た目がスッキリ。1週間、半月と期間を決めて、定期的に中をチェックして要らないものはゴミ箱へ。

ファイル名は「もうすぐ捨て」「暫定置き場」「ゴミ箱手前」などわかりやすいものを。

アイデア②フォルダを案件ごとにアイコンを変える、色分けする

「ファイルを入れるフォルダの見た目が同じだから紛らわしいのだ!」という人には、フォルダアイコンやフォルダの色分けをおすすめします。

自分で「★のアイコンは重要度が高い」「●●社の案件はピンク色のフォルダ」などとルールを決めておけば、視覚的・感覚的に作業が進められます。
フォルダの色分けはフリー素材などで可能です!

▼フォルダのアイコン変更や色分けについての記事はコチラ
デスクトップのアイコン画像は、案件ごとに色分けすると作業がはかどる!

アイデア③日付や記号を入れる時は、タイトルの先頭に!

フォルダ名に日付を入れるときは、ソート(並べ替え・分類)しやすいように日付のほうを先に入れておくのがベスト。日付順に自動的に並び替えられるので、フォルダ内を探す手間がグッと省けます。

また、フォルダ名に【1_〇〇】【2_〇〇】などと番号を頭につけると同じくソートしやすくなります。さらに「★」「◆」などのマークでも探しやすいですよ。

アイデア④オンラインストレージを有効活用しよう

固定のパソコンだけではなく、色々な端末で作業する機会のある人は、資料をフォルダに集約して、「OneDrive」のようなオンラインストレージに保存しておけば、どの端末からでもフォルダを呼び出せて便利。スマホからでも確認OKです。
出先で「データを社内のパソコンにおいてきちゃった」と困ることもなくなりますよ~。

▼「OneDrive」について詳しくはコチラ

アイデア⑤共有フォルダは案件ごとに責任者を決めよう

社内やチームで複数人が使う共有フォルダは、担当者毎に管理するのではなく、プロジェクトごとに責任者を決めて管理をするのが◎。担当者が不在のときでも、該当のファイルを探しやすくなります!

これらを併用することで、もうファイル迷子にはさよならです♪ 忙しくなる前にある程度整理しておくと慌てずにすみますよ!

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Kana.mM(かな)

編集プロダクション勤務を経てフリーライターとして独立し、そろそろ10年。旅行、不動産、広告、生活系のジャンルで執筆活動中。趣味は野球観戦と戦争ゲーム。アナログ心を忘れないデジモノ好きを目指しています。

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