【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

プレゼンテーションの資料作成などに欠かせないパワーポイント。説得力のある提案をするために、エクセルで作成したグラフデータを活用することも多いでしょう。

エクセルで作ったグラフをパワーポイントに貼りつけるとき、こんな表示が出てきますよね。

【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

「なんでこんなに種類があるんだろう......」と疑問に思いつつ、とりあえず左端を選択していた筆者。しかし調べてみると、それぞれに特徴があり、状況によって使い分けたほうが間違いなく便利だということに気づきました。

「今さらかよ!」と思われる方も多いでしょうが、筆者と同じように「なんとなく」で使っているみなさまに向けて、それぞれの機能の特徴をまとめました。

※PowerPoint2010を使用しています。

基本的には4種類の機能の掛け合わせ

まずは左側のアイコンから順番に、アイコンの説明を紹介しましょう。

(1)貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む
(2)元の書式を保持しブックを埋め込む
(3)貼り付け先テーマを使用しデータをリンク
(4)元の書式を保持しデータをリンク
(5)図

こうやって並べてみると、(1)~(4)の機能は以下の掛け合わせだということがわかりますね。

  • 貼り付け先のテーマを使用する
  • 元の書式を保持する
  • ブックを埋め込む
  • データをリンクする
「貼り付け先のテーマを使用する」と「元の書式を保持する」の違い

見出しの2つは、パワーポイントのデザインによって色や字体が変わるか、そうでないかの違いです。

以下がエクセルで作成した元データ。

【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

こちらをパワーポイントに貼りつけて、背景に色がついたデザインに変えてみました。

【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

「貼り付け先のテーマを使用する」を使うと、自動的に色や字体が変更されます。

【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

「元の書式を保持する」だと、エクセルデータのまま。字が黒くてちょっと見えづらいですし、他の文字要素とフォントが異なり、美しくない印象を与えます。

「ブックを埋め込む」と「データをリンクする」の違い

こちらはエクセルデータをパワーポイントに直接埋め込むか、リンクさせるかということ。

「データをリンク」を選ぶと、エクセルの修正がパワーポイントにも反映されます。資料の完成間近になって「データを修正しなければ!」となったときも安心。パワーポイントのグラフをダブルクリック→エクセルで数値を修正すれば、パワーポイントのグラフも修正されます。

【エクセル】グラフのパワーポイントへの貼りつけ形式、どれがいい?

エクセルの修正データをパワーポイントに反映させるためには、パワーポイントの「ファイル」を開き、右下の「ファイルへのリンクを編集」をクリック。出てくるBookをすべて選択して「今すぐ更新」というボタンをクリックしましょう。

とても便利なリンク機能ですが、元のエクセルの名前を変えたりフォルダを移動させたりするとリンクが切れてしまうので、ご注意を。また、誰かとデータを共有する際にはリンク解除の作業をしたほうがいいでしょう。相手側がデータを開くたびに「リンクを更新しますか?」というメッセージが出てきて、うっとうしいからです。

このようにリンク機能にはデメリットもあるため、あまり込み入ったデータでなければ、「ブックを埋め込む」を選択し、パワーポイント上で手動で直したほうがいいかもしれません。

用途に応じて使い分けよう!

(5)の図は単純に、一枚の画像としてグラフを貼り付ける機能。貼り付けた後は、文字や数字を修正することはできませんが、データが軽いという利点があります。

用途やデータの種類、作業量などに応じて(1)~(5)の貼りつけ形式を使い分けると、資料作成もよりスムーズになるはずです!

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青木美帆(あおき みほ)

ライター/エディター。バスケットボール専門誌の編集部を経て、バスケット、野球、サッカー、その他スポーツや教育の現場を奔走中。目標は日本のバスケット文化を豊かにすること。ITオンチ代表として、身近な疑問をやさしく丁寧に解決します。⇒twitterfacebook

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