Excel(エクセル)の資料って人の個性が出ますよねー。

派手に装飾される方もいれば、数値が正しければ問題ないでしょう?って方もいます。
自分用の資料なら好き勝手に作ってもいいのでしょうが、人に何かを伝えるために作るはずの資料が見づらくては本末転倒です。

そこで、今回は美しく見やすい資料を作るコツをご紹介します。

  1. フォントの種類を統一
  2. フォントのサイズを調整
  3. 図形を使う場合はグリッドに合わせる
  4. 文字がセル幅に収まらない場合はセル内で改行
  5. 行の高さは、表の高い行を基準に揃える
  6. セルの文字位置は上下中央に揃える
  7. 罫線は使う種類をおさえる
  8. 背景色は使う色数をおさえる
  9. フォントの色や背景色はモノクロ印刷の事も考える
  10. 自信が無ければ「オートフォーマット」

1.フォントの種類を統一

フォントが「明朝体」だったり「ゴシック体」だったりするとバラバラな印象を与えてしまいます。
ドキュメント内ではフォントは多用しないようにしてみてください。それだけで印象が変わるはずです。

標準ではフォントが「MS Pゴシック」になっていると思いますが、これでは「英数字」があまり美しくないんですよね。そこでオススメしたいのが、「Verdana」フォント。
「Verdana」はモニタで美しく見えるようにデザインされていますので、フォントサイズが小さくても見やすいのでお試しください。Windows標準でインストールされており、すぐに使うことができますよ。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

2.フォントのサイズを調整

Excelでの標準のサイズは「11px」です。Wordでも標準サイズは「10.5px」に設定されていますのでExcelは少し大きいんですよね。個人差はあると思いますが、「8~10」で調整してみてください。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

3.図形を使う場合はグリッドに合わせる

図形をよく使う場合は、「グリッドに合わせる」のが有効です。この機能を使うと、オートシェイプなどの図形を、グリッドに合わせて移動や拡大・縮小ができます。図形の大きさを統一させたり、並びを揃えることが簡単にできるので、整理されたドキュメントに仕上げることができます。
[Alt]キーを押しながら操作しても同じことができますよ。

さらに「行の高さ」と「列の幅」を方眼状(同じサイズ)にしておくと、より図形を作りやすくなるのでオススメです。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

4.文字がセル幅に収まらない場合はセル内で改行

セルの幅に収まらない長い文章は、複数行に!
セル内で改行する場合は、折り返す部分にカーソルを置き、[Alt]+[Enter]キーで改行できます。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

5.行の高さは、表の高い行を基準に揃える

表の行は高さを同じに揃えてみましょう。目的の行番号を選択したまま(下の例では11~17行目を選択)行の境界にマウスポインタを置いて、適当な位置までドラッグすると、選択した全ての行をまとめて同じ高さにするこ とができます。これで高さが揃って見栄えが良くなりますよ。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

6.セルの文字位置は上下中央に揃える

これはあくまでも一例ですが、「セルの書式設定」の「縦位置」を"上詰め"、"上下中央揃え"、"下詰め"にしたときと比較してみてください。複数行がある場合は特に上下中央揃えにすることで見栄えが良くなりますね。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

7.罫線は使う種類をおさえる

罫線も線のスタイル(種類)を多く使いすぎるとかえって見づらい事もあります。
使うのは通常の「罫線」の他に、「太罫線/点線/二重線」くらいにとどめておきましょう。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

8.背景色は使う色数をおさえる

標準では白い背景色。ついつい塗りたくなってしまいますよね。でも色を塗りすぎてしまうと、見るに耐えない資料の完成です!(笑)

そんなものが送られてきたらイヤですよね。なので、なるべく同系色でまとめることを意識してみましょう。
例えば、「ゴールド」「ベージュ」「黄色」「薄い黄色」なんかオススメです。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

9.フォントの色や背景色はモノクロ印刷の事も考える

標準の文字色は黒、強調したいときに赤色、というのは一般的ですよね。でも、資料内では見やすい色でもモノクロ印刷したらほとんど違いがわからないってことがあったりします。

例えば赤色で強調しつつ太字にしてみたり、背景色を入れるのも良いでしょう。
プリンタにもよりますが下記の画像の赤枠で囲った色はモノクロ印刷したら薄くて白に近い場合がありますので注意してくださいね。

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

10.自信が無ければ「オートフォーマット」

表を作るのに時間が無かったり、センス良く作れそうにない、という方にとっておきの機能があります。それは「オートフォーマット」。

自分で作った表を選択し「オートフォーマット」の中からお好みの表を選んで「OK」を押すだけで、見やすいフォーマットが適用されますので非常に簡単ですね!

人に教えたくない! 美しいExcel(エクセル)に仕上げる10のコツ

既に知ってるよ、当たり前だよって事もあると思いますが、コツをおさえて良い資料作りを心掛けましょう!

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まえだっち

元エンジョイ!マガジン編集部員。編集部と言う肩書きの割には、編集業務は大の苦手。 編集部メンバーの会議が唯一の活躍できる場所。 特技は創作。そう、サクっと・・・

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