Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

商談や社内会議などでプレゼンを行う場合、ただ口頭で伝えるだけでなく、資料を作ってそれ見てもらいながら説明するほうが内容を伝えやすいし、資料として形に残せれば、あとで検討してもらいやすいというメリットがある。

そこで活用したいのが、Excelのグラフ機能。データを打ち込んでグラフの種類を選択すれば自動的にグラフを作ってくれるので、資料作りにとっても役立つ。使っている人もきっと多いはずだ。

でもそのグラフ、きちんと相手に内容が伝わるものになっているかな? もしかすると、見た目をよくすることばかりを気にしすぎて、わかりにくいものになっていない?

というわけで今回は、自分が伝えたいデータに応じたグラフの作り方をおさらいしてみよう。データに合ったグラフを作れば、訴求力もグンッと高まるぞ!

データの比較には「棒グラフ」

量の大小を比較するときに便利なグラフは「棒グラフ」。縦軸にデータ量をとり、その大小を棒の高さで表すグラフだ。

例えば、お店の売り上げを比較する場合。横軸に店名をとり、縦軸に売上個数をとってみると......

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

売り上げの高い店の棒がグンッと高くなるので、その売り上げは一目瞭然だ。

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

今回の横軸はランダムに店を並べているけれど、サンプルの多い場合はデータの大きい順にしたり、また横軸と縦軸を入れ替えた「横棒グラフ」にしたりすると比較しやすいこともある。

データの推移を見るには「折れ線グラフ」

縦軸にデータ量、横軸に時間をとり、量の増減の推移を見るのに適したのが「折れ線グラフ」。棒グラフで表してもいい気はするけれど、時間を追ってデータをとっている場合には、折れ線グラフのほうが変化を追いやすい

例えば店の月単位の売り上げをグラフに表し、その変化を見てみると......

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

売り上げの増減の推移を視覚的に訴えるので、プレゼン資料としては効果的だ。

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

複数の店舗の月別売り上げを比較する場合、複数のデータをひとつのグラフを重ねて表示すると、店舗の月別売り上げを比較しやすくなるので便利だ。

項目の割合を表すのに適した「円グラフ」

構成の割合を面積で表すのが「円グラフ」。全体を100%と考えて、各項目がそのうちの何%に当たるを直感的に表すことができる。

店の売り上げのうち、何がどのくらい売れているのかを表すと......

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

数字を見なくても一目瞭然で、どの商品がいちばん売り上げているのかがわかる。

Excel(エクセル)のグラフ機能を使って上手なプレゼン資料を作ろう!

ビジュアル的に映えるので、プレゼン資料に多用しがちだけれど、向いているのは項目の割合比較。データの推移などを表すのには適さない。また上の画像のように項目が多くなるとかえって見づらくなるので、項目が多くなる場合は棒グラフなどを活用したい。

このほかにもExcelでは「散布図」「レーダーチャート」「箱ひげ図」「複合グラフ」など、さまざまなグラフも作れる。また立体的な「3Dグラフ」を作ることもできるので、グラフを駆使してより効果の上がるプレゼン資料を作ってみよう!

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牛島義之(うしじまよしゆき)

アウトドア雑誌の副編集長職を経て、フリーランスとして独立。以降、アウトドアをはじめ、遊びにまつわる数々の原稿を雑誌やWEBサイトにて執筆している。 ⇒今日も明日も『ゆる~い生活』

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