Excelのセル内で改行する方法は?など初心者がすぐ使える&中級者も便利なテク7選!

業務でExcelを使っているけど、正直全然自信がないというあなたのために、これだけでも覚えておこうという超初心者さん向けのテクニックと作業効率が格段にアップするショートカットをまとめました。ぜひモノにして!

社会人になって最初にぶち当たる壁の一つに入るのではないか、と思うMicrosoft Excel。
今回はこのExcelの超初心者向けのテクニックと作業効率が格段にアップするショートカットを紹介したいと思います。

わけのわからない式が書いてあったり、書式をうまくあてられなかったりして、「できればExcelは任されたくない」と思うかもしれませんが、まずは苦手意識をなくしましょう。

そこで当記事では、今から役立つ超基本的なテクニックを紹介します。難しいことは言いません。簡単に改行する方法や、セルの結合、合計の出し方、など、本当にシンプルなことだけ、まずはこの記事で学んで自分のモノにしていってください。

中級者でも意外と知らない便利なショートカットも合わせて覚えてしまうと、楽しく作業できるようになりますよ。

※当解説では、Microsoft 365におけるExcel(バージョン 2004)を使用しています

1.セル内での改行は「Alt + Enter」

まずは、セル内での改行です。1行で収まりきらない文字を綺麗に収めたいときなどには、改行したいところで「Alt + Enter」を押すことで改行できます。

2.セルの結合は、メニューボタンから

セルの結合もしばしば必要となるテクニック。画面上部のメニューに「セルを結合して中央揃え」というボタンがあるので、結合したいセルを選択してからそのボタンを押しましょう。

小技:結合セルはコピペもできる

すでに結合したセルがあり、別の場所にもそれと同じ書式の結合セルを作りたいときは、すでに結合したセルをコピーし、新たに結合セルを置きたい場所へペーストしましょう。結合操作をするよりもずっと簡単に行うことができます。

3.罫線は「Ctrl + Shift + 6」 で一発描きできる

シンプルな罫線(けいせん)であれば、「Ctrl + Shift + 6」で一瞬で描くことができます。色は黒、線は通常の細さの外枠だけに描ける罫線ですが十分に役立ちます。

罫線の種類は多用しない! あくまでシンプルを目指そう

罫線は、画面上部のメニューからも施すことができ、線の太さや線の種類、色などを自由に選択可能ですが、あまりバリエーションを多用するのはやめましょう。

特に業務上利用するExcelは、他の人とも共有して使うことがあるため、設定しにくい書式を用いるのは相手にも編集のしづらさを強要してしまうことになります。あくまでシンプルを心がけて線の種類や色をチョイスしてみてください。

4.書式設定は「Ctrl + 1」 で簡単に開ける

セルの書式設定を開く際、これまでは右クリックで行っていた方もいらっしゃるかもしれませんが「Ctrl +1」で即座に開くことができます。筆者もこれは最近知ったのですが、右クリックで出るコマンドから「書式設定」から選ぶよりもダイレクトに開けるのは本当に楽になります。ぜひマスターしてみてください。

5.行を「固定」すれば、人に優しいExcelに!

 

さてそろそろ終盤戦にきました! 続いては、縦や横に長いExcelが出来上がってしまったときに使いたい「ウィンドウ枠の固定」を紹介しましょう。

やり方は、

  1. 値と領域の一番左上を選択(上図では「北海道」の部分)
  2. 「ウィンドウの固定」をクリック
  3. その中から「ウィンドウの固定」をクリック

これで何ができるかかというと、例えば縦に長い表を下へスクロールしていった際に、項目名の行が常に固定表示されるようになるのです。これにより、どの列が何の項目の値なのかがすぐに把握できます。もし固定をしなければ、項目名が記載されている行までスクロールを戻さなくてはならず、表を見る人に手間を与えてしまうことになります。

「固定」は印刷時にも威力発揮

また、印刷が複数ページにまたがってしまった際には、2ページ目以降にも固定した行が反映されて印刷されるため、わざわざ印刷の1ページ目に戻って各列の項目名を見に行く必要もなくなります。

6.セルの合計を出すSUM関数は「Alt + Shift + =」

 

各セルの合計を算出するSUM関数は、見積もりのExcelなどでは必ず登場するExcelを利用する上で欠かせない関数です。それほどのマスト関数のため、Excel画面の上部メニューにすぐに挿入できるボタンが設置されていますが、ショートカットでも簡単に入れられます。

「Alt + Shift + =」の3つを同時に押すことで、簡単にSUM関数を入力できます。合計したい数値のエリアに隣接してるセルに入力することで、Excelが自動で合計する範囲を指定してくれる嬉しい機能もありますよ。

7.式を入れずに、データの合計を瞬時に知る裏技

SUM関数のショートカットを覚えたところで、最後にとっておきの裏技をご紹介。Excel上にあるデータにおいてすぐにでも合計を知りたい場合、SUM関数を使わずに一瞬で計算する方法があります。

合計を知りたいセルを複数選択するだけで、実はExcel画面の左下に合計が出るようになっているのです。Excel上で計算される必要のない部分なのだけど、一時的にこの部分だけの合計が知りたい、なんてときにとても役立ちます。

また、すでにお気づきと思いますが、この選択テクでは、「合計」以外にも「平均」や「個数」も知ることができますので、いままで電卓で計算したり、手で数えていたよ!という方は、ぜひこの機能も使ってみてください。

今すぐ自分の「モノ」にしよう!

社会全体としてリモートワークで仕事をする機会が増え、疑問や相談事を気軽に人に聞けなくなってしまった今、自分の力は自分で磨くしかありません。便利なテクニックが存在することは知っていたけど、自分で調べるほどではなかった、という方に、上述のテクニックが役立てばと思います。使えるようになってくると苦手だったExcelも楽しく感じてくるかもしれません。ぜひご自身のモノにしてくださいね。

 

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うえやま

競馬カメラマンからWEB業界へ異色の転身後、WEB制作に加えて大手メールマガジンやツイッターキャラクターの中の人までこなす。三度の飯より件名を考えるのが好き。

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