【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

パソコンは持っていても、インターネットで調べ物をしたり、動画を楽しんだりするだけという人には馴染みの薄いビジネスソフト。「Word(ワード)」や「Excel(エクセル)」といったソフトも「見たことはあるけど使ったことはない」という人も多いのでは?

そこで今回は、わかっていそうでわかっていない「Excel」とは、いったいどんなソフトなのかを簡単に説明していこう

Excelは単なる表組ソフトでない!。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

Excelの画面を見てもわかるとおり、これは表を作るのに最適なソフト。ワープロソフトで表を作るのは面倒だけれど、Excelなら最初からマス目が作られているので簡単に表が作れる。

しかもこの表、ただ見た目をきれいにするだけではなく、計算や並び替えも簡単にできてしまう。そう、このソフトは単なる表をきれい作れるソフトではなく、表計算ソフトなんです!

では具体的に、どんな便利な機能が備わっているのかを見てみよう。

連続データを簡単に入力する「オートフィル」

「1月・2月・3月......」「月・火・水......」といった、連続するデータを一つずつ入力するのは面倒。でもExcelの「オートフィル」機能を使えば、あっという間に入力できてしまうのだ。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

まず、連続して入力したいデータの先頭にくる文字を入力。

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そして、文字が入力されているマス目(セル)の右下を右方向にドラッグすると......

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

一発で連続データを入力することができるのです! ね、便利でしょ?
もちろん、下方向にも同じ作業が可能。

入力の手間が省ける「オートコンプリート」

一度入力した文字を同じ列にもう一度入力したいときに、入力をサポートしてくれるのが「オートコンプリート」という機能。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

入力したいセルを選択して[Alt]+[↓]キーを押すと......

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

同じ列に入力した文字がリストになって表示されるので、入力したい文字をクリック。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

すると選んだ文字が入力されるというわけだ。これなら同じ文字を何度も入力手間が省けるし、誤入力を防ぐこともできる。


必要なデータを抽出する「オートフィルター」

表に入力したたくさんの情報のなかから、欲しいデータだけを抽出するのが「オートフィルター」機能。情報量が多くなればなるほど、役に立つ機能だ。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

まず一番上の項目にカーソルを合わせて[並び替えとフィルター]→[フィルター]を選択。

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そして表示された「▼」をクリックしてほしい情報だけを選ぶと......

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

選ばれた「男」の情報だけが表示されるので、とっても見やすい表になるというわけだ。

自動的に計算してくれる「オートSUM」

入力した数字を電卓でいちいち計算して入力するなんて、面倒でとてもやりたくない作業。でもExcelに打ち込んだ数字は「オートSUM」機能で自動計算することが可能だ。

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数字の並んだ列や行に隣接するセルを選択し[オートSUM]をクリック。

【今さら聞けない】知っておきたいExcelの上手な活用法

これだけで選択された範囲の合計が表示されるのだ。もちろん計算は合計だけでなく、平均や最大値などにすることも可能だ。

こんなにいろいろなことができる「Excel」。ビジネスシーンだけでなく、サークルの会費計算や家計簿など、いろいろなところで役立つので、ぜひ使ってみよう!

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牛島義之(うしじまよしゆき)

アウトドア雑誌の副編集長職を経て、フリーランスとして独立。以降、アウトドアをはじめ、遊びにまつわる数々の原稿を雑誌やWEBサイトにて執筆している。 ⇒今日も明日も『ゆる~い生活』

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