初めてのリモート授業やリモート会議、何を準備しておくといいのでしょうか。ここでは、オンラインミーティングでそろえておきたい必需品、あると便利なアイテムやツールをまとめてご紹介します。
リモート授業or会議の必需品6つ
まずは、これがないとリモート授業やリモート会議がままならない、という必需品をチェックしていきましょう。
1,オンライン環境に適したデバイス
オンライン授業、オンライン会議では、例えば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、タブレットPCのような、オンライン環境に適したデバイスが必要です。オンライン授業を視聴するだけで良いのであれば、スマホやタブレットでも十分かもしれません。ただし、いずれにせよネット環境が整っていることが前提条件です。
オンラインで画面共有や共同作業をしながら、授業や会議を進行するのであれば、スマホやタブレットではちょっと力不足です。デスクトップパソコンやノートパソコンを準備した方が良いでしょう。その際、あまりにも低スペックな端末だと、動画が止まる、端末が固まることがありますので、選ぶ端末のスペックにも注意が必要です。
2,ヘッドセット（イヤホンマイク）
ヘッドセットは、聞く（スピーカー）機能、話す（マイク）機能が一つになったもの。ノートパソコンやタブレットであれば、あらかじめスピーカーもマイクも端末に備わっていることがほとんどです。
とはいえ、端末に標準装備されているマイクやスピーカーでは、相手の音声が聞き取りにくい、自分の音声が相手に聞こえにくい、ということもあります。端末とは別に、ヘッドセットやイヤホンマイクも用意しておくと安心。主に、bluetooth接続、イヤホンジャックに有線接続するヘッドセットがありますが、イヤホンジャックで有線接続した方が、接続が途切れる心配がないためおすすめです。
3,ウェブカメラ
ウェブカメラも、端末に標準装備されているものとは別で用意しておくことをおすすめします。
例えば、画面共有された資料などが見えにくい場合は、画面に顔を近づけて確認する、といったことも有り得るでしょう。その際、端末に標準装備されているカメラを使用している場合は、自分の顔も拡大されて映ってしまうためです。
4,キーボード・マウス
リモート授業やリモート会議で、資料の画面共有や共同作業が必要な場合は、必ず準備しておきたいアイテムです。ノートパソコンを使用する場合でも、ノートPCをスタンドに乗せて使用するのであれば、別にキーボードを用意しておくと、作業が進めやすくなります。
5,オンライン会議システム
リモート授業やリモート会議では、あらかじめ主催者から使用するオンライン会議システムを指定されていることがほとんどです。例えば、Google MeetやZoom、Microsoft Teamsといったウェブ会議ツールなど。指定されたツールは、事前にダウンロードし、インストールしておきましょう。
6,インターネット回線
リモート授業やリモート会議で、もっとも重要、かつ妥協できないのがインターネット回線です。高速、かつ安定したインターネット回線を使用しないと、自分が見ている画面が止まる、聞き取りにくい、というトラブルだけではなく、相手にもこちらの音声や画像が途切れてしまい、コミュニケーション自体が困難に。
リモート授業やリモート会議では、インターネット回線の下りと上りの両方のやり取りが発生するため、回線速度の目安としては下りが10～30Mbps、上りが1Mbps以上になっているか確認しておきましょう。また、スマホのテザリングを使用している場合も、例えばZoomであれば１時間あたり約600MB消費してしまうため、データ通信量にも注意が必要です。自宅から参加する場合は、高速かつ安定した「光回線」などの固定回線を利用すると良いでしょう。
あると便利なアイテムやツール7つ
次に、リモート授業やリモート会議で、必需品ではないけれど、あると便利なものを紹介します。
1,バーチャル背景
自宅や出先でリモート対応する際、背景の映り込みが気になってしまいますよね。そのような時は、オンライン会議システムの背景の設定から、オフィス風な背景を設定しておきましょう。また、使用するオンライン会議システムによっては、背景をぼかすこともできます。あらかじめ、オンライン会議システムの背景の設定方法を確認しておきましょう。
2,スピーカーフォン
機器の中にスピーカーと集音マイクが内蔵されている「スピーカーフォン」。多人数で会議室にいる人たちと、個々でリモート参加している人がいる時に、会議室側で使用すると便利なアイテムです。
同じ室内にいる人がすべてのパソコンのマイク・スピーカーをオンにしてしまうと、音声が反響してしまうことも。かといって、パソコン1台のみマイク・スピーカーをオンにしてそれぞれが話しても、パソコンから遠い人の声が聞こえないということになります。そんな時は、スピーカーフォンを中央に設置することで、音声の聞き取りにくさが解消できます。
3,スマホ・タブレット・PC用のスタンド
リモート授業やリモート会議で使用するスマホやタブレット、PCの角度や位置を調整したい、あるいはサブディスプレイとして活用したい、という場合は、スタンドを用意しておくと便利です。端末が滑り落ちにくいもの、角度が調整しやすいものを選ぶといいでしょう。
4,外付けディスプレイ
複数の資料を確認しながら、リモート授業やリモート会議が進行する場合は、サブディスプレイもあるとよいでしょう。画面を逐一切り替える手間が省けますし、一方の画面でリモート参加者の顔を見ながら進行すると、伝わっているかどうかなど、その場の雰囲気が分かりやすくなります。
5,のぞき見防止フィルム
出先でのリモート会議参加が多い場合は、プライバシー等への配慮も必要。いつ、どこで画面がのぞき見されるか分かりません。のぞき見防止フィルムを使うなどして、情報漏えいに注意しましょう。
6,日程調整ツール
開催日程が決まっておらず、参加者の日程調整が必要な場合は、日程調整ツールを使うと便利です。例えば「調整さん」や、参加者がLINEユーザーであれば「LINEスケジュール」を利用すると、簡単に日程調整ができます。
7,デスクライト
オンライン会議システム自体に、美肌効果などの修正を加えてくれるものもありますが、逆光になる場合などはデスクライトを使用すると、表情が明るくなりやわらかい印象に。大切な商談や面談などでは、デスクライトを準備しておくとよいかもしれません。
快適な作業環境を整えるアイテム
長時間になるリモート授業やリモート会議であれば、作業環境にも配慮が必要です。肩こりや眼精疲労などを少しでも軽減することができますよ。以下では、快適な作業環境に必要なものをみていきましょう。
PCデスク
自宅で作業をする場合、できればパソコン作業に適した専用のPCデスクを用意することをおすすめします。プリンターなどが置ける収納棚付きのパソコンラックや、L字型のコーナーデスクなど、さまざまな種類が展開されています。机の高さが自由に調整できる、上下昇降デスクであれば、立ったり座ったりと好みに合わせて調整できることもあり、テレワークでは注目されています。
PCチェア
快適なパソコンの作業環境を整えるためには、デスクはもちろんですが、チェアも重要です。張地や座面の素材、背もたれの高さに注意しながら選びましょう。その他、フットレストやリクライニング、アームレストの有無など、ご自身の好みや楽な姿勢に合わせて選ぶと良いでしょう。
初めてのリモート授業、リモート会議を快適に
リモートで参加する授業や会議、イベントが増えています。なぜか動画が乱れる、音声が途切れるなどの場合は、通信環境の見直しが必要かもしれません。また、大切な会議であれば事前にどのようなアイテムやツールが必要か検討して、そろえておくと安心です。リモート授業やリモート会議の前に、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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