今すぐ仕事に活かせる!Chatworkを便利に使う5つのポイント

テレワークやモバイルで、オフィスから離れて仕事をすることも増えています。仕事をするのに便利なコラボレーションツールを使っている職場も多いのではないでしょうか。そうしたツールのなかから、Chatworkの便利な使い方を紹介します。

テレワークに便利なツールのひとつ、Chatwork。仕事に導入している人も増えてきました。便利な使い方を知っていると、さらに効率アップできるだけでなく、より快適に使えるようになります。Chatworkの便利な使い方を紹介します。

そもそもChatworkとは?

Chatworkとは、チームやグループで仕事をするときに、ちょっとした指示をやりとりしたり、連絡事項を送ったりできるツールです。
メールするほどじゃないけどちょっと伝えておきたいことから、ファイルの送受信まで、ふだんの仕事場と変わらないやりとりを、オンラインで行えるツールです。便利に使うポイント5つをあげます。

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1.必要なことをきっちり終わらせるータスクを管理する

Chatworkの特徴のひとつが、タスク管理。
やりとりしたメッセージの内容をそのままタスクとして登録することができます。
タスクにしておけば、「これを忘れていた!」ということもなくなります。

タスクにするのは簡単。
メッセージの上にカーソルを移動すると、「タスク」のボタンが表示されるのでクリックするだけです。

タスクは自分のものだけでなく、グループのメンバーに割り振ることもできるので、チームでの作業にも便利です。
担当者に割り振るには、画面右に表示されたエリアで「担当者」をクリックします。
グループメンバーが表示されるので、そこから担当するメンバーを選べばOKです。

さらに期日を設定することもできるので、チームでの作業をよりスムーズに進めるのに、タスク管理はおすすめです。

2.どの内容に対するやりとりなのかを分かりやすくー引用を活用

メッセージのやりとりが増えてくると、どの内容に対しての回答なのか、分かりにくくなってしまうこともあります。
そんなときは、「引用」の機能を使いましょう。
例えば、複数の内容が書かれたメッセージのなかで、「この内容についてとりあえず返信したい」といったときにも便利です。

メッセージから引用するには、引用したい部分をドラッグして選びます。

「メッセージに引用」を選ぶと、新しいメッセージが作成され、そのなかにドラッグした部分が引用されるので、内容に対する回答などを書き加えて送信します。

3.必要な資料を探しやすくーファイルを共有する

必要な資料やファイルは、メッセージに添付して送ることができますが、メッセージのやりとりが増えてくると、ファイルが添付されているメッセージを探すのがたいへんになってきます。

そんなときは、「ファイル管理」の機能からファイルを探すと便利です。
画面右上の「ファイル管理」をクリックします。

これまでにやりとりしたファイルの一覧が表示されます。
ファイル名にカーソルを合わせると、ファイルのダウンロードや、ファイル名の変更、ファイルの削除などが行えます。

ファイルの内容を確認して、「どんなやりとりだったかな?」と思ったときは、ファイルを追加したメッセージへの移動を使うと便利です。
ファイルが添付されているメッセージを、ワンクリックで表示します。

4.過去のメッセージがうまく探せないー「検索オプション」を活用

Chatworkの画面上部にある検索ボックスにキーワードを入れて検索しても、あまりにたくさんのメッセージがヒットしてしまってなかなか目当てのメッセージが見つからない。
そんなときは、「新着順」以外の表示方法を試しましょう。
「チャット別」「ユーザー別」で、それぞれ表示できます。

また、検索ボックスの右側の「検索オプション」をクリックすると、「発言者」「期間」などに絞った検索もできます。
検索オプションを活用してみましょう。

5.自分あてのメッセージを素早く見つけるー「すべてのチャット▼」をチェック

Chatwork画面の左上にある、「すべてのチャット▼」のボックス。
自分の参加しているグループチャットやダイレクトチャットに、メッセージが投稿されていると、まだ読んでいないメッセージ数が( )内に表示されます。

さらに自分あての「To」メッセージがある場合は、青いドットが表示されます。
この青いドットは、メッセージを読むまで消えないので、自分あてのメッセージが来ているかどうか、まだ目を通していないメッセージがあるかどうかが一目で分るようになっています。
自分あてのメッセージは、「Toがあるチャット」をクリックすれば、該当するメッセージだけが表示されるので素早くチェックできます。

また、自分あての「To」メッセージや「Re(返信)」メッセージは、Chatwork画面上部の検索ボックスに「自分の表示名(例:◯◯ ◯◯さん)」を入力しても検索できます。
このとき、検索で入力する表示名がChatWorkの表記と合わないと、検索結果にヒットしなくなるので、注意しましょう。
「◯◯ ◯◯さん」の「姓」と「名」の間に半角スペースがある、表記を英語にしている場合は大文字と小文字など、違いがないか気をつけましょう。正確に検索するには、ユーザー名からコピー&ペーストがおすすめです。

便利なChatWorkの機能を使って、快適に仕事しましょう。

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下司智津惠

IT系ライター/コピーライター/PC講師でフォトグラファー。下北沢の一軒家で配信型ライブハウスも展開中。プロデューサー兼ライブ配信エンジニアとして、音楽配信も。趣味はギター。