ビジネスチャットのマナーとは?

突然ですが、皆さんは仕事上のやり取りにどんなツールを使っていますか?

社外の人との商談も、上司への相談も、昔であれば直接対面でコミュニケーションを取っていたものですが、今ではテキストで履歴が残ることからメールでのやり取りも一般的になってきていますよね。

とはいえ、メールでは「届いたかどうかわからない」「返事を書こうにも、体裁を整えるのに時間がかかってしまう」という悩みが。

ビジネスチャットのマナーとは?

そうしたことから、認知されはじめたのが、チャットツールです。
チャットであれば、余計な前置きをせず、短い文章で用件を伝えることができ、相手も長々とした文章を"作る"必要がないため、内容を確認してからすぐに返信が可能。コミュニケーションコスト(コミュニケーションにかかる時間や精神的負担など)を大幅に下げられるというメリットがあるのです。
業務の効率化が期待できるので、総務省が主導する「働き方改革」においても、ビジネスチャットは注目されています。

プライベートチャットとビジネスチャットの違いは?

チャットと聞くと、LINEやFacebook Messengerなどがすぐに思い浮かぶかもしれません。

「個人アカウントを仕事上の付き合いしかない人に知られたくない」と思うことでしょう。また、「プライベートタイムにも仕事の連絡が入るかと思うと気が滅入る」という意見もあることと思います。

もちろん、個人で取得したプライベート用チャットツールをビジネスに使うこともできますが、上記のような心配があるほか、そのようなアカウントは企業側で管理できないため、乗っ取りなどにあってしまった場合、企業機密が漏れてしまうといったリスクもはらんでいます。

そこで、ビジネスにはビジネス専用のチャットツールが登場してきた、というわけです。

代表的なのは以前からチャットツールとして定評のあるskypeのビジネス版「skype for Business」や「Google ハングアウト」、また、国産であり、ビジネスチャットのシェアトップの「ChatWork」などでしょう。IT系のエンジニアの間では「Slack」が多く使われているかと思います。

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これらビジネスチャットツールとプライベートチャットツールの違いは、ビジネスとプライベートでアカウントを切り分けられるというだけでなく、企業側でアカウント管理ができ、メッセージや添付ファイルが暗号化されて送られるため、情報漏洩のリスクを低減できる、ということや、グループワークのしやすさ、タスク管理機能、検索性の高さなどが挙げられます。

電話のような素早さやカジュアルさがありながら、メールのように送信のタイミングを問わず、テキストでも履歴が残せるビジネスチャット、使わない手はありませんよね。

とはいえ、注意しないといけないこともあります。

チャットだからといってカジュアルすぎるのは×

普段からチャットを楽しんでいる人であれば、気軽にスタンプや顔文字で返信する、ということもあるでしょう。また、フランクさもチャットの醍醐味といえます。

とはいえ、あくまでもビジネス利用の場合は、メールほどではないにしてもTPOをわきまえた振る舞いが必要になってきます。

では、ビジネスチャットのマナーとは一体どのようなものでしょうか。

ビジネスチャットに求められるマナー
タメ口をきかない

メールに比べ、チャットは簡潔な文章で済むことからカジュアルさが魅力。とはいえ、ビジネスチャットでのやり取りの相手は友人ではありません。あくまでもビジネス上のお付き合いのある人。長年やり取りしていて仲良くなったとしても、「親しき仲にも礼儀あり」です。相手が年長であるか否かに関係なく、「ですます調」を使うよう心がけましょう。

返信はできるだけ早く

チャットを使う理由のひとつに、「素早くやり取りできる」というものがあります。メッセージをもらったら、可能な限り早めに返信をしましょう。返信に確認が伴う場合でも、メッセージを読んだということだけでも伝えておくと、あなたへの信頼度がぐっと増しますよ。

正しい日本語を心がける

「丁寧な言葉」とはまた別のベクトルの話ですが、テキストベースのやり取りでは相手の顔や身振り手振りが見えないもの。「てにをは」など、主語述語の関係や正しい修飾語の使い方をしていないと、伝えたいことが正しく伝わりません。相手の理解にかける時間を奪わないためにも、正しい日本語を使う努力をしましょう。

検索ワードをちりばめれば履歴も生きる

チャットでのコミュニケーションのメリットは、履歴が残ること。「あのことについてなんて書いたっけ。そもそもいつ送ったんだっけ」とスクロールして探すのが大変でも、内容に関係したワードを含めるようにしておけば、検索も簡単になりますよ。

いつでも誰に対してもリスペクトを忘れずに

対面・電話・メール・チャット、どのような方法でコミュニケーションを取るにしても重要なのは相手への気遣いと思いやり。それがあれば、相手に合わせたコミュニケーションもでき、細かいことや作文技術をあまり気にしなくても済む場合が多いでしょう。

ビジネスチャットのマナーとは?

まとめ

いかがでしたか。メールのような丁寧なあいさつや言い回しが不要とはいえ、メールや電話、対面と同様の心構えが必要であることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

とはいえ、堅く考えなくても大丈夫。「真面目すぎて、どんな言葉を使えばいいのか」と思っていた人からのメッセージに絵文字が使われていたりすると、ほっこりするように、相手もガチガチの文章を望んでいるわけではありません。

多用はおすすめできませんが、テキストのみでは難しい心情を伝えるのにふさわしい絵文字は、場の雰囲気を和ませるのに良いでしょう。また、部下から送られてきたスタンプを肯定的に受け取る上司が8割近くに上るというLINEの調査( 出典: 「上司から見たビジネスシーンでのスタンプ利用に関する調査」を実施 )もあるように、相手との良い関係が築けていれば、多少のフランクさも良いクッションとなることがわかります。

チャットを上手に活用して、コミュニケーションのコストを下げつつ、行き違いなどを防ぎ、円滑にビジネスを進めていきたいものですね。

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渡辺まりか

デジタルガジェットをこよなく愛するフリーライター。専門学校で約10年の講師経験あり。小型船舶操縦士免許2級、乗馬5級、普通自動二輪免許など趣味多し。

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