定番のチャットツールのひとつ、「Chatwork」。
同分野のアプリとしては歴史が長く、リリースされたのは2011年のこと。日本企業が運営する国産サービスであり、中小企業を中心にビジネスシーンで広く活用されています。「日常的に使っている」「仕事で使ったことがある」という方も多いのではないでしょうか。
今回は、そんなChatworkについてご紹介。
このページでは「基本操作編」として、初めて使う人向けに基本的な使い方を説明していきます。「すでに仕事で使っているけれど、実は基本的な操作以外は知らない……」という人の参考にもなれば幸いです。
※この記事では、Windows版のブラウザ版Chatworkで説明しています。
Chatworkの基本的な使い方を覚えよう！
Chatworkはその名のとおり、「チャット」を中心としたコミュニケーションツールです。
取引先との一対一のやり取りはもちろん、社内チームの情報共有の手段として、グループチャットを作って連絡を取り合うことも可能。ビジネス以外にも、趣味の仲間やサークルの連絡手段として使っている人も少なからずいるそうです。
ではここからは、そんなChatworkの基本操作を確認していきましょう。
コンタクトを追加するには？
「チャットツール」であるChatworkは、SNSのように、ユーザー同士のやり取りを誰もが見ることはできません。ほかのユーザーと連絡を取るためには、まず相手を「コンタクト」に追加する必要があります。
昔ながらの「電話帳」や、携帯電話やスマホの「連絡先」をイメージするとわかりやすいかもしれません。相手のメールアドレスや電話番号を連絡先に登録して呼び出すように、連絡したい相手をあらかじめ「コンタクト」に登録しておく格好です。
コンタクトへの追加は、以下の手順で行います。
① 画面上の「コンタクト管理」を選択する
② 「ユーザー検索」のタブを選択する
③ 相手の「名前」「ID」「メールアドレス」のいずれかを入力する
※同姓同名の別人が表示される可能性もありますので、IDもしくはメールアドレスでの検索がおすすめです。
④ 検索結果から「コンタクトに追加」をクリックする
メッセージを送るには？
連絡したい相手をコンタクトに追加したら、実際にメッセージを送ってみましょう。一対一のチャットは、以下の手順で行います。
① 「コンタクト管理」を選択する
② メッセージを送りたい相手を探して「ダイレクトチャット」を選択する
③ 画面左に作成されたダイレクトチャットから、メッセージを送信する
グループチャットを始めるには？
一対一で行う「ダイレクトチャット」に対して、Chatworkでは複数人が参加する「グループチャット」を作成して連絡を取り合うこともできます。
① 「すべてのチャット」の右の「＋」アイコンから「グループチャットを新規作成」を選択する
② チャット名を入力する
※グループのアイコン画像や概要は、必要に応じて入力しましょう。
③ グループに招待したい人を選択する
④ 「作成する」をクリックする
Chatworkの基本操作をマスターしよう！
ここまで来たら、あとは相手とやり取りをするだけ。Chatworkは画面がシンプルでわかりやすいため、似たようなサービスを使ったことがある人であればそうそう悩むことはないと思います。
ただ、初めてチャットツールを使う人には、画面を見てもいまいちピンとこない部分もありますよね。基本的には「LINEのようにメッセージのやり取りができるツール」と認識してもらえれば、各機能も理解しやすくなるのではないでしょうか。
それでは実際に、基本的な機能の使い方も確認していきましょう。
1. 「返信」の方法
一対一のやり取りであれば、チャット欄にそのまま打ち込むだけでもメッセージが相手に届きます。
ただ、送られてきたメッセージに対して「返信」をすると、「相手に通知が飛んで気づかれやすくなる」「返信元のメッセージにリンクされるので会話の流れが整理しやすくなる」といったメリットもあります。
※メッセージ右下の「返信」アイコンを選ぶと、相手に「RE」付きの返信メッセージを送ることができます。
2. 「引用」の使い方
過去のメッセージを参照したいときは、「引用」機能を使うと便利です。
「メッセージのやり取りを重ねているうちに、情報や話題がとっ散らかってしまった」という経験がある人は多いのではないでしょうか。相手に「どの話について言及しているのか」を示す際などには、引用機能がおすすめです。
Chatworkの引用機能には、「全体引用」と「部分引用」があります。それぞれ以下のように使えますので、覚えておきましょう。
メッセージ右下の「引用」アイコンを選ぶと、指定したメッセージ全文が、下の入力欄にコピーされます。これが全体引用です。
メッセージの一部をドラッグして選択すると、「メッセージに引用」というボタンが表示されます。クリックすると、選択した部分だけが入力欄にコピーされます。これが部分引用です。
3. 「リンク」の使い方
「引用」と似た機能として挙げられるのが、「リンク」機能です。
ChatworkにはメッセージごとにURLが割り振られており、そのURLを指定して、特定のメッセージにジャンプすることができます。Twitterのツイートにも個別にURLがありますが、似たような仕組みと考えてもいいかもしれません。
「リンク」の操作も返信や引用と同じく、メッセージ右下のアイコンを選んで行います。
リンクされたメッセージは「メッセージリンク」という形でメッセージ上に記載され、クリックするとそのメッセージが表示されます。さらに「このメッセージへ移動」を選択すると、そのリンク元のメッセージまで画面を遡って移動できます。
一見すると全体引用と似た機能ですが、「長い文章を引用せずにURLだけで過去のメッセージを参照できる」「リンク元のメッセージに移動できるため、その前後の流れも確認したいときに便利」といったメリットがあります。
4. 「タスク」の使い方
「タスク」機能は、Chatwork特有の機能のひとつ。期限を設けて「タスク」を設定し、その人の取り組むべき仕事や作業をわかりやすく可視化して管理することができます。
画面右側の「タスクに追加」をクリックし、タスクの内容と期限を入力。追加されたタスクはタイムラインに表示されます。
また、タスクを終わらせてから「完了」を選択すると、同じようにタイムラインに内容が表示されます。
また、メッセージ右下から「タスク」アイコンを選択すれば、個々のメッセージをタスク化することも可能。
進行中のタスクは自動でまとめられ、一覧化して管理できるので、パッと見て進捗状況をチェックできるのも嬉しいポイントですね。
まとめ
以上、「基本操作編」として、Chatworkの基本的な使い方を説明しました。
「メッセージのやり取りができればそれで十分」という方もいらっしゃるかもしれませんが、タスクやリンクの機能は実際に使ってみると便利です。仕事の効率化や情報共有の円滑化につながりますので、この機会に覚えてみてはいかがでしょうか。一緒にChatworkを使いこなしていきましょう。
