Googleドキュメントの提案・編集・閲覧とは?

Googleドキュメントの3つの「モード」について紹介。編集・提案・閲覧のそれぞれのモードと、特に提案モードの使い方について説明します。

Googleのオンラインワープロソフト「Googleドキュメント」。

Googleアカウントさえあれば無料で使うことができ、しかもオンラインで文書の作成・編集・提出が可能。ビジネスシーンでは契約書の作成やレビューに活用される場合もあり、使ったことのある人も多いのではないでしょうか。

本記事でご紹介するのは、そんなGoogleドキュメントの「モード」について。

Googleドキュメントには「編集」「提案」「閲覧」の3つのモードがあり、複数人による文書の編集を円滑に進めることができます。「提案モードでお願いします」と言われる場面もあるかと思いますので、この機会に覚えておきましょう。

Googleドキュメントの3つの「モード」

Googleドキュメントの「モード」は、画面右上のペンのマークで変えることができます。それぞれどのような違いがあるのか、チェックしていきましょう。

編集モード

「編集」は、Googleドキュメントのデフォルトのモード。Googleドキュメントを開いてドキュメントを新規作成すると、このモードになっています。

ただし他人が作成した文書を複数人で共有している場合、付与されている権限によっては「編集」できないこともあります。その場合はおそらく権限が「閲覧」になっていますので、編集の必要があれば「編集」の権限をリクエストしましょう。

提案モード

「提案」は、複数人でドキュメントを編集・管理する際に便利なモード。

編集モードと同様にドキュメントに直接書き込むことができますが、提案モードで文書に加えた変更はすべて色付きで表示され、誰がどのように編集したかが可視化されます。

色付きになるのは追記部分だけでなく、別の表現に書き換えたり、削除したり、さらには書式の変更部分も含めて表示されます。いわゆる「添削」的な使い方ができるモード、と覚えておくと理解しやすいかもしれません。

閲覧モード

「閲覧」は、提案を経て確定された内容のみが表示されるモード。

提案モードを使った修正は色がついていてわかりやすい一方で、改めて文書全体を推敲する際には読みにくく感じられます。そこで、提案モードで修正・削除された箇所を省いて全体をチェックできるのが、この閲覧モードです。

提案モードを使ってみよう!

では、実際に提案モードを使ってみましょう。ここでは主な使い方を紹介します。

提案モードにするには、ペンのマークから「提案」を選ぶ

先ほども説明したとおり、モードの変更は画面右上のペンのマークから行います(は編集モードの状態)。こちらをクリックし、「提案」を選択しましょう。

提案モードで書き込むと変更点が表示される

提案モードの状態でドキュメントに書き込むと、追記部分が緑色で記入され、その内容が画面右にふきだしとして保存されます。

緑色で表示されるのは追記部分だけでなく、削除・改行・修正した箇所にも適用されます。これらの内容は自分以外のユーザーにも共有されるため、他の人が開いたときに「ここを変更したんだな」とひと目でわかるわけです。

提案を「承認」または「拒否」する

画面右に表示された「提案」のふきだしは、他の人がチェックして「承認」もしくは「拒否」することができます。承認された提案は緑色ではなくなり、ドキュメント本文に通常の黒文字の状態で反映されます。

もし提案内容について疑問を呈したり、コメントを加えたりしたい場合は、ふきだし下の「返信」の欄に書き込んで相手に伝えましょう。

まとめ

Googleドキュメントの3つのモードと、特に提案モードの使い方について紹介しました。

一般的なビジネスパーソンの場合、Googleドキュメントを使って記事を作成するような機会はあまりないかもしれません。ですが冒頭でもふれたように、契約書のレビューなどで使うこともあるかも知れないので、覚えておいて損はないでしょう。

また、変更点をお互いに共有しながら文章を作成できる「提案モード」は、チームでの資料作成などの場面でも活用できます。誰でも簡単に、無料で、オンラインで使える便利なツールですので、この機会に試してみてはいかがでしょうか。

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けいろー(@Y_Yoshimune)

フリーライター。ネット大好きゆとり世代。趣味のブログをきっかけに依頼をもらうようになり、勢いで独立。書評・アニメ・グルメ・旅行など何でもござれ。 ⇒ぐるりみち