最近、使っている人が増えているタスク管理ツール「Trello」。「チームで使うから入れて」と言われても使い方がわからないという人も多いのではないでしょうか。
どんなことができて、どんなふうに便利なのか、Trelloの基本的な使い方を解説します。
Trelloとは
「Trello（トレロ）」はAtlassian社が提供する、視覚的にプロジェクトを整理できる基本無料のタスク管理ツールです。海外の企業が提供するツールですが、日本語にも対応しています。
PCのブラウザから、PCアプリから、またスマホアプリからも使うことができます。
付箋感覚で使えるタスク管理ツール
Trelloの特徴を一言で表すなら「付箋感覚で使えるタスク管理ツール」といえるでしょう。
Trelloは「ボード」「リスト」「カード」「ボードメニュー」と呼ばれる4つの要素で構成されています。
まず、Trelloのメイン画面となるのがボードです。プロジェクトごとにボードを作成して、その中でタスク管理を行っていきます。自分1人だけでなく、他のメンバーを招待してプロジェクトを共有することも可能です。
タスクの進捗状況を示すものがリストになります。ここにカードを配置して、それぞれのリスト（ステータス）に付箋を貼るように移動させるのが、Trelloの基本的な使い方です。
なお、リストの名称は好きなように設定できますが、今回は最もスタンダードな「ToDo」「作業中」「完了」にしてみました。
カードはプロジェクトにおける個別タスクです。ここに実施するべき作業や予定などを自由に書き込んで追加し、作業のステータスに応じてドラッグ&ドロップでリストを自由に移動させます。
そして、カードをクリックすると見られるのが、タスクの詳細を設定できるボードメニューです。
タスク内容や共有するメンバーの追加、納期の設定、添付ファイルの添付といったさまざまな設定ができます。また、画面下にある「アクティビティ」にはメンバーの閲覧、作業履歴が時系列で表示されるため、進捗共有に便利です。
もちろん、納期前にアラートを出すことも可能です。関連メンバーに対してメールを使ったアラートを出すこともできます。
Trelloを使うには？
Trelloを使いたい場合は、すでに使っている人から招待してもらうか、Webサイトから登録する2つの方法があります。
プロジェクトメンバーを招待したい場合は、ボード上部の「招待」をクリックし、メアドを入力して送信すればOKです。メールを受け取った人が登録すれば、利用できるようになります。
まだ未登録の人がTrelloでプロジェクトを立ち上げたい場合には、TrelloのWebサイトにアクセスして「アカウントを作成」をクリックしましょう。
メールアドレスを入力して、認証が終われば利用できるようになります。
画面の指示に従い、ワークスペースの名前やワークスペースのタイプなどを選択して「続行」をクリックします。
登録が無事終われば、あとはチュートリアル通りに作業を進めるだけです。
最初に、立ち上げようとしているプロジェクトのボードを作成する必要があります。ジャンルごとに用意されたテンプレートを利用するのもよいでしょう。
チームでも個人でも使えるTrello
付箋感覚で使えるTrelloは、直感的なUIで誰でもすぐに利用できるようになるでしょう。今回テストで作成したのは、オーソドックスなプロジェクト管理のボードでしたが、例えば「宿題」「提出」「終了」といったリストを準備することで、勉強に活用することも可能です。
先生が「宿題」を出し、生徒が実施した後「提出」に移動させます。転削が終わって、内容を確認したら「終了」に移動させるという感じで使えば、勉強の記録が残せますので非常に便利です。
ただし、一時期ネットニュースなどでも話題になったことがありましたが、公開レベルを「公開」にするとTrelloに記載した内容が利用者やメンバー以外の第三者も閲覧可能になってしまうため、かならず「非公開」に設定しましょう。
チームでも個人でも使えるTrello。使ったことがない人は、この機会にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
