Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

書類の添え状などを作成していて、「宛先に相手の会社名や名前をコピペするのが面倒」と思ったことはありませんか? Wordの「差し込み印刷」機能を使えば、あらかじめ作成しておいたExcelデータを元に複数の宛先を効率的に入力できます。

※今回の記事では「Microsoft Office 15.0」を使用しています

Excelで元となる宛先データを作る

Wordで差し込み印刷を行うには、まず元となるExcelデータを作りましょう。会社の書類を作る際は、「会社名」「部署名」「担当者名」といった項目に分けて表を作成すると、後でWordへの反映作業がしやすくなります。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

この表のデータが、そのままWordに反映されます。自分にとってわかりやすい名称でデータを分類しましょう。

Wordの宛先にExcelデータを反映させる

続いてWord文書にExcelデータを反映させていきます。下の図で「◯◯◯株式会社~」と書かれた部分にデータを反映させていきます。画面上部にある「宛先の選択」をクリックし、「既存のリストを使用」を選択しましょう。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

データファイルの選択画面が表示されるので、先程作ったExcelデータを開きます。続いてデータが記載されているシートを選択し、OKをクリック。ここではシートは1枚しかありませんが、複数枚シートを作成している場合は、自分が使いたいデータが何枚目のシートにあるか確認しておきましょう。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

シートの選択が済んだら、Word画面上部にある「差し込みフィールドの挿入」をクリックしましょう。ここで「会社名」「部署名」「担当者名」という項目が出てきましたね。これが、最初に作ったExcelデータの分類項目です。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

この項目を上から順にクリックしていくと......。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

このように表示されました! いま「会社名」「部署名」「担当者名」と書かれている箇所にExcelの宛先データが反映されていくことが、なんとなくわかってきたと思います。画面右上の「結果のプレビュー」を選択し、三角のアイコンをクリックしていくと、Excelデータの宛先が上から順に反映されていきます。

Wordの「差し込み印刷」があれば宛名をExcelから引っ張れる!

「Excelで宛先データを作るだけで本当にWordに反映できるの?」と疑心暗鬼だった人もいるでしょう。きちんと手順を踏めば、Excelデータを簡単にWordに差し込めるんです! 今回は添え状を例に説明しましたが、差し込み印刷はラベル作りや年賀状の宛名書きにも活用できます! 「そろそろ年賀状を作らないとな~」と思っている人は、ぜひ活用してください!

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神戸紅実子(かんべくみこ)

編集プロダクション「ゴーズ」に所属。スマホやアプリ情報のほかに、地域情報の発信にも取り組む。最近入手したiPhone 6sで若者文化に追いつこうと必死。趣味は相撲と野球のテレビ観戦。

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