Wordとの違いは?Google ドキュメントの基本の使い方

文章の作成と編集はMicrosoft Wordでなくても無料で簡単に作成できます。ここでは、Google ドキュメントの基本とできることできないこと、Wordとの違いをご紹介します。

文書作成はMicrosoft Word(以下、Word)しか無理?なんてことはありません。Googleが提供する無料のオンラインサービス「Google ドキュメント」がMicrosoft Wordにとって代わるものとして活用できます。以下では、Google ドキュメントの基本の使い方とWordとの違いについてチェックしていきましょう。

Google ドキュメントを使ってみよう!

Google ドキュメントの基本

Google ドキュメントは、ChromeやMicrosoft Edge、Firefox、SafariなどのWebブラウザで利用できる無料のオフィスソフトです。 パソコンにインストールする必要がないため、利用するときはChromeの右上にあるメニューバーから編集画面を開く、またはGoogleドライブから「新規作成」で編集画面を開くことができます。

“オンラインの無料オフィスソフト”と聞くと、実力不足な印象を受けるかもしれませんが、実際に使ってみると、ビジネス文書はもちろん大学のレポートや原稿など、基本的な文書作成であればWordと遜色なく使えることに驚きます。

テキストの入力や編集は基本的にWordと同じ

インターフェースやテキストの入力・編集などの基本機能はMicrosoft Wordとほとんど変わりません。画面上にメニューバーがあり、「ファイル」から作成やコピー、「編集」から検索や置換、「挿入」で画像や表の入れ込み、「ツール」でスペルチェックなどの校正などができます。

作成した文書は、常にGoogleドライブに保存されるので「保存」ボタンを押す必要がありません。マルチデバイス対応なので、同期すればパソコンやスマホ、タブレットなどの端末でも編集できます。

また、オフラインでの編集も可能。パソコン版ではGoogle Chrome ブラウザまたは Microsoft Edge ブラウザを使用し、「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能を追加した後、Googleドライブの「設定」から「オフライン」の設定を有効にします。

スマホやタブレットでオフライン編集を有効にする方法はいくつかあります。iPhoneとiPadならGoogle ドキュメントアプリを立ち上げ、オフライン作業したいドキュメントのタイトル右にある「その他」アイコン から「オフラインで使用可能にする」を押下するだけです。

▲Googleドキュメント入力画面

Google ドキュメントの特徴とMicrosoft Wordの違い

Google ドキュメントの特徴は、共同編集を得意としていることです。ファイルは常にGoogleドライブ上、つまりオンライン上にあるので、ファイルリンクを通知することで他の人とドキュメントを共有・編集することができます。

共有する方法は、画面右上にあるブルーの「共有」から、「共有可能なリンクを取得」を押下するとリンクをコピーできますので、相手にメールなどで送信します。その際、相手に対して「編集者・コメント可・閲覧者」の権限を設定することができます。

▲Google ドキュメント共有編集設定画面

また、Microsoft Wordと根本的に異なる点は、Google ドキュメントは基本的に全ての機能を無料で利用でき、ソフトのインストールが不要という点です。Microsoft Wordで全ての機能を使うためには、Office 365を契約したり、ライセンスを購入したりしなければなりませんし、Microsoft Officeソフトのインストールが必要です。

その他の相違点は、Wordは日本語フォントがデフォルトで数十種類ありますが、Google ドキュメントには6種類ほどしかないことです。テキストのみを共同編集したいというのであればGoogle ドキュメントでも十分ですが、文書の細部にまでこだわった編集が必要な場合はWordが適していると言えるでしょう。

実はGoogle ドキュメントでもできること

Google ドキュメントはWordの編集も可能

Google ドキュメントはWord文書も読み込めます。Word文書をGoogleドライブにアップロードすると閲覧のみが可能になります。読み込んだWord文書を編集したい場合は「Google ドキュメントに変換」ボタンを押していったんGoogle ドキュメントに変換すると、Google ドキュメント形式の別のファイルとして保存されます。

Google ドキュメントはWord以外にもオープンドキュメント形式、リッチテキスト形式、テキスト形式、PDF形式などに変換してダウンロードすることもできます。ファイルの形式で頭を悩ませることがなくなります。

▲ドキュメントにWordを追加した画面。Wordは「W」と表示される

Google ドキュメントも文字数カウントができる

Wordでは、文書作成時に画面左下に文字数が表示されますが、Google ドキュメントでは表示されません。その代わり、カウントしたい部分を選択し「ツール」>「文字カウント」を選択すると文字数をカウントできます。

Wordの「校閲」はGoogle ドキュメントでも使える

▲Google ドキュメントの「提案モード」画面

Wordの「校閲」機能である「変更履歴の記録」同等の機能はGoogle ドキュメントでは「提案モード」として使うことができます。

メニュー右端の「編集モード」から「提案モード」を選択すると、編集するテキストが緑色で表示されます。誰によってどのような編集が加えられたのか、編集した内容と編集した人の名前がコメントで挿入され、「提案を承認」したり「拒否」したり、返信コメントを入れたりすることができます。

音声入力ができる

Google ドキュメントは、音声入力が可能です。使い方も簡単。ChromeからGoogle ドキュメントを開き、「ツール」>「音声入力」を選択します。後はマイクボタンを押して話すのみ。誤変換もありますが、それなりに使える機能です。

▲「ツール」>「音声入力」を押下するとマイクが表示される

Google ドキュメントは無料でも使える優秀なオフィスソフト!

細部にまでこだわった編集ができるWordも魅力ですが、ひとまずはオフィスソフトがどのようなものか使ってみたいという方や、グループで一つのドキュメントを作成したい場合には、Google ドキュメントが便利です。インターネットに接続していれば、自動保存してくれるので保存を忘れる心配もなくなりますよ。

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*1 IPv6に対応していないサービス/サイトはIPv4接続となります。

*2 最大通信速度は光回線タイプによって異なります。最大通信速度はお客さまのご利用機器、宅内配線、回線の混雑状況などにより低下します。

 

中野友希(なかのゆき)

税理士補助や経理、職場の衛生管理者としてメンタルヘルスケアに取り組むなど、探求心旺盛な会社員時代を過ごす。出産後、楽しい物事を文章で伝えることに使命感を燃やしながら、フリーライターとして独立。ヘルスケア、ペット専門のオウンドメディアなどを中心に執筆中。