新社会人に贈るメールシリーズ第二弾は、引用の基本についてです。
ビジネスメールにおいて、返信の際の「引用」はメールのやり取りをスムーズにするための重要な要素。上手に使って、わかりやすく、スマートにメールを送りましょう!
まず、メール返信には「全文引用」と「部分引用」の2パターンがあり、状況によって使い分けると便利ですよ!
※シリーズその1「ビジネスメールの基本構成」はこちら

全文引用で経過をわかりやすく

受信したメールを選択した状態で「返信」をクリックすると、受け取ったメールの全文が引用符( > )つきで表示されます。



この状態で、一番上に返信を入力します。これが「全文引用」です。
ビジネスメールでは、ひとつの用件が終わるまで、お互い引用返信を重ねることが多くなります。



全文引用をすると、スクロールすれば前に相手から受け取ったメールや、自分が送信したメールを一通り読み返すことができるので、いちいち過去のメールを開く手間が省けます。
メールを受け取った旨を伝えるための取り急ぎの返信などのときにも役立ちます。

また、CCなどを入れて複数人で内容を共有したいときにも、それまでの流れがわかりやすくなるので役立ちますよ。

同じ相手でも、別件でメールをするときは引用文は消すか、新規作成で文書を作るほうがスマートでしょう。


質問に答えるときなどは「部分引用」

打ち合わせの日程を決めたり、相手の質問に答えたりするときは「部分引用」を併用しましょう。

まずはさきほどと同じ全文引用の状態がこれ。



相手のメールを全文引用した中から一部分をコピー&ペーストし、その下に自分の返信文を入力します。



全文返信から切り取ると、あとから読み返した場合に文章が抜けていて意味が通じにくくなる場合があるので、全文返信は残した上で部分引用するほうがわかりやすいでしょう。

このとき気をつけたいのが、引用文が長すぎるとゴチャゴチャして内容がわかりにくくなること。あくまで必要な部分だけをピックアップして「わかりやすく」「簡潔」なメールを心がけましょう。


引用文には変更を加えない

引用のマナーとして、原則的に、引用部分はあくまで引用として用いて、内容が間違っているからといって勝手に訂正するのはNG。
訂正をする場合は、自分の文章で訂正や確認を行いましょう。



以上が返信引用の基本です! 簡単でしょ?

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Kana.mM(かな)

編集プロダクション勤務を経てフリーライターとして独立し、そろそろ10年。旅行、不動産、広告、生活系のジャンルで執筆活動中。趣味は野球観戦と戦争ゲーム。アナログ心を忘れないデジモノ好きを目指しています。

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