いよいよ社会人としての生活がスタート! これまでにもパソコンメールを送る機会はあっても、ビジネスの場ではどうしたらいいのかわからない、という方も多いのでは? ビジネスメールの基本構成をご紹介します!



①件名は簡潔に、わかりやすく!

メールを受信した時に、目に飛び込んでくるのが「件名」(タイトル/サブジェクト)です。
件名のポイントは「どのような用件のメールなのかをわかりやすく」伝えることを意識して。
「4/18(月)の打ち合わせ時間について」「本日4/18(月)社内ミーティング場所変更のお知らせ」など、日付を入れるのもオススメです。
別の用件のメールなのに返信機能を使って「Re:」で送ってしまうのをよく見かけますが、後から探す時にわかりづらくなったりするので、用件別に件名を変える方が伝わりやすいですよ。

②まずは相手の名前を

メールの文頭には、相手の名前が入ります。このとき、相手の会社名や部署、役職も入れたほうが丁寧さが出ます。頻繁にやり取りするようになれば「○○様」だけでもOKとされていますが、はじめのうちは社名から入れたほうがベター。
社内メールの場合は、「○○さん」や「○○課長」などでOK。

③簡単な挨拶&名を名乗る

いきなり用件に入らず、簡単な挨拶を入れましょう。ただ、長々と時候の挨拶などの形式的な文言や言い回しは、読んでる方が疲れるので不要です。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶でOK。
その後は自分の名前を名乗ります。近い過去にその人物に会った場合は「先日はありがとうございました」などと添えるとよいでしょう。
社内メールの場合は「お疲れ様です、○○部の●●です」で十分です。

④⑤用件もできるだけ簡潔に!

本題に入ります。何についての案件なのか、簡潔さを心がけましょう。行の文字数は、最大35~40文字程度になるように意識して、改行を入れます。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れると読みやすくまとまりますよ。

「丁寧な敬語を使おう!」と思うあまりに「送らせていただきます」「追ってご連絡させていただきます」など「~させていただきます」を多用すると、違和感や慇懃無礼な印象をもたれる場合があります。「~いたします」も併用するなど工夫してみましょう。

文章のラストは「どうぞ(何卒)よろしくお願いいたします」「どうぞ(何卒)よろしくお願い申し上げます」などで締めましょう。

⑥自分の名前や連絡先は「署名」で!

あらかじめ署名を作っておけば、メールを作成する時に自動的に表示されるので便利です。

署名の編集はメールソフトによって違いますが、「設定」でできることが多いでしょう。

署名の基本は、
●社名
●所属部署・課 
●氏名
●電話番号(携帯電話もあればそちらも)
●FAX番号
●メールアドレス
●会社所在地

があればOKです。
長すぎるとわかりづらいので、
6~7行くらいまでに収めるのがベター。

以上、メールの基本構成でした!
対外的メールは丁寧に、社内メールではより簡潔さを意識するとデキる感がアップしますよ!

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Kana.mM(かな)

編集プロダクション勤務を経てフリーライターとして独立し、そろそろ10年。旅行、不動産、広告、生活系のジャンルで執筆活動中。趣味は野球観戦と戦争ゲーム。アナログ心を忘れないデジモノ好きを目指しています。

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