最近はビジネス用のメーラーとしてGmailを使っている方も多いようです。ビジネスでGmailを使う際、ぜひマスターしておきたいのが、メールの検索方法。

検索方法のコツをマスターすれば、検索精度をググっとアップさせることができますよ!

Gmailのメール検索の基本

Gmailの画面上部にある検索窓に、検索したい文字列を入力するのが、最も基本的な検索方法。入力後に検索窓の横にあるルーペのマークをクリックすると、検索結果が表示されます。

検索窓に入力する文字列はキーワードだけでなく、送信者のメールアドレスや名前でもOK。キーワードをスペースを挟んで複数並べると、掛け合わせ検索ができます。

しかし、この方法では検索ワードによっては何百件、何千件のメールが検索結果として並ぶことも・・・! これではせっかく検索しても、目的のメールを探し出すのに一苦労です。

そんなときには、「検索オプション」で条件を追加して検索するのがベスト! ルーペマークの横にある▼マークをクリックして、検索オプションを表示しましょう。

ビジネスでGmailを使うならマスターしておきたい!メール検索のコツ

「検索オプション」で何ができるの?

検索オプションで追加できる条件には以下のようなものがあります。

検索対象の指定:左上の「すべてのメール」をクリック→プルダウンメニューから選択

ビジネスでGmailを使うならマスターしておきたい!メール検索のコツ

ビジネスでGmailを使うならマスターしておきたい!メール検索のコツ

  • 検索する場所(「受信トレイ」「スター付き」のほか、ラベルの指定も)
  • メールの閲覧状況(既読もしくは未読で絞りこみができる)


細かい条件指定:該当する項目欄に入力(もしくはチェックを入れる)

ビジネスでGmailを使うならマスターしておきたい!メール検索のコツ

  • 検索結果から除外したいワード
  • 添付ファイルがあるメールだけを指定
  • メールサイズ(○MB以上など、サイズが大きいメールだけを指定できる)
  • メールの送受信期間(基準日の前後1日~1年で指定=最短3日~3年間を指定できる)

この検索オプションを使うと、

  • 送信トレイ内のメールで、
  • 件名に「エンジョイ!マガジン」を含み
  • 本文に「原稿」という単語を含んでいるが、「提出」という単語は含まない
  • 添付ファイルがある
  • 7月5日の前後1ヶ月に送受信されたメール

というような複雑な条件の設定もあっという間に完了! 

左下のルーペのマークを押せば検索結果が表示されます。今回は、検索オプションで条件を追加した結果、「エンジョイ!マガジン」だけを検索窓に入れたときには68件だった検索結果を、2件にまで絞り込むことができました。

頻繁に同じ検索条件を使う場合には、検索オプションの画面右下にある「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして、受信時に自動でフィルタリング→「ラベル」をつけて管理することもできます。ラベルの付け方については、こちらの記事も参考にしてくださいね。

Gmailをラベルで振り分けて、メール整理&作業効率をUPさせる

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竹下沙弥香(たけしたさやか)

ダイビング雑誌の編集者兼ライター、オリジナル絵本制作会社のWEB担当、アプリレビューサイトのWEB担当兼ライターを経て、『エンジョイ!マガジン』編集部員となる。「思い立ったら即行動」がモットー。体当たりで様々な疑問を解決します。

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