Gmailには保存容量に上限があるのをご存知でしょうか。

答えは15GB。ただしこれは、Gmailにくわえて、Google ドライブ、Google フォトの合算での容量となります。

重たいファイルや写真をちょくちょく送受信していると、意外に早く空き容量は埋まっていってしまいます。

容量がなくなるとどうなるの?

容量上限の15GBを超えて一定時間が経過すると、自分のGmailにだれかがメールを送ってくれても送信者に返されてしまいます。新規メッセージの送信もできなくなってしまうんです。

そんなことにならないためにも、以下の方法で普段から空き容量を確保するようにしましょう。

方法1:古いメールを削除する

もう何年も前のメールは全く見返すことがない方も多いと思います。空き容量を増やすために不要になったそれらの古いメールを削除してしまいましょう。

Gmailにはメール内を検索する技が実はたくさんあります。たとえば、5年より前のメールのみを抽出する場合は、受信トレイの検索窓に「older_than:5y」と入力します。

すると以下のように今から5年より前のメールのみが抽出されます。

Gmailの空き容量が少なくなった時の解決策。容量の大きい添付ファイルをまとめて削除!

もちろんどれも見返す必要などまったく感じられないメールたちなので消去して空き容量を増やしましょう。

また、日時を具体的に指定して「before: 2010/04/01」などとすれば、2010年の4月1日よりも前のメールのみを抽出する、ということも可能ですよ。

方法2:容量の大きなメールを削除する

つづいては、大きなメールのみを抽出して削除する、という方法です。

Gmailでは、メールの「サイズ」でも検索ができます。

やり方は2つ。「検索窓」で直接入力する方法と、「検索オプション」を利用する方法です。

検索窓に直接入力する場合

検索窓に「larger:10m」と入力してみてください。

Gmailの空き容量が少なくなった時の解決策。容量の大きい添付ファイルをまとめて削除!

すると、10MBより大きなメールのみを抽出されます。ほぼ、添付ファイル付きのメールと考えてよいでしょう。

数字の部分を「3」や「5」に変更すれば、3MBや5MBよりメールを探し出すことができます。

添付ファイルのやりとりが多い方は、この方法で容量の大きなメールを削除すれば、空き容量を簡単に増やせられますね。

検索オプションを利用する場合

検索オプションを利用する場合は、検索窓の右側にある「▼」を押したあと、以下の赤い枠内に数値(ここでは10)を入力します。

Gmailの空き容量が少なくなった時の解決策。容量の大きい添付ファイルをまとめて削除!

すると同じように10MBより大きなメールを検索することができます。

方法3:Google ドライブ内のファイルを消す(Google ドライブ利用者のみ)

3つめの方法は「Google ドライブ」利用者向けの方法です。

先に述べた通り、Gmailの容量は、Gmailにくわえて、Google ドライブ、Google フォトの合算で15GBまでと決まっています。

つまり、Google ドライブにアップしているファイルを削除することでも、Gmailの空き容量を増やすことができるのです。

Gmailの空き容量が少なくなった時の解決策。容量の大きい添付ファイルをまとめて削除!

少し探してみた限りでも、まったく使う予定のないファイルがゴロゴロと転がっていました。そんなファイルはまとめて削除してしまいましょう。

ちなみに、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作成したアイテムは、保存容量にカウントされませんので、それ以外の不要ファイルを削除するようにしてくださいね。

ということで、Gmailの空き容量を増やす技、いかがでしたでしょうか。Gmail内の検索方法については「ビジネスでGmailを使うならマスターしておきたい!」でも詳しく紹介していますので、ぜひそちらも合わせて読んでみてください!

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うえやま

競馬カメラマンからWEB業界へ異色の転身後、WEB制作に加えて大手メールマガジンやツイッターキャラクターの中の人までこなす。三度の飯より件名を考えるのが好き。

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