会社内やプロジェクトで、Excelを使ってファイル作成をする機会は多いですよね。ビジネス上で複数人がExcelファイルを共有する際、ファイルの情報をわかりやすく伝えることが大切です。

ところが、Excelの使い方は知っていても、それぞれがマイルールを適用していて、いざ共有してみると「どこに必要な情報があるのかわかりづらい」「見づらくて時間をロスした」という事態が起こりやすいものです。
この記事を読んで、わかりやすいファイル作成と共有マナーを心がけましょう!

※本記事ではMicrosoftExcel2007を使用しています

不要なシートは消し、名前をつけておく

「Excel2010」以前では、ファイルを新規作成すると自動的にシートが三つ作成されます。
シート1のみを使用していても、他者がファイルを開いたとき、シートが三つあることで「他のシートにもデータがあるかも」と、他の白紙のシートを確認する手間が発生します。

こうしたロスを防ぐためには、作成者が使用するシート以外を削除し、使用するシートにタイトルをつけておくとよいでしょう。

シートを削除するには、シートのタブにカーソルを合わせ右クリック、「削除」を選択すればOK。
また、シートに名前をつけるときは「Sheet1」の上をダブルクリックすれば名前が変更できます。

※2010以降のバージョンでは新規作成時のシートは一つのため、この限りではありません

保存前にはカーソルを「A1」セルへ

Excelファイルを作成し、作業を終えて保存するときには「A1」のセルにカーソルを置き、保存する習慣をつけておきましょう。
Excelファイルを開くと、保存時にカーソルがあった箇所が表示されます。表の途中などにカーソルを置いて保存して閉じてしまうと、ファイルを開いた人が上までスクロールして戻さなければなりません。
ファイルを開いたとき、シートの冒頭から確認できるようにするための配慮です!

フォントや記号は統一する

データ内で、文字のフォントや「¥」などの記号がバラバラだと、とても見づらいものです。またあるセルは「名古屋」で、別のセルは「ナゴヤ」だったりと表記が違うのもNG。

別の資料やメールからコピペをすると、知らず知らずのうちにフォントが変わってしまうことが多いので、保存する前にきちんと統一しましょう。

セルの結合はなるべく控える

Excelでは、複数のセルを結合して、一つのセルであるように見せる「セルの結合」という機能があり、たとえば長い文章を一つのセルに収めたい場合などに便利です。

ところが、セルの結合にも注意点があります。オートフィルタやsumif関数、ピボットテーブルといった、集計・抽出機能を使うと、結合されたセル一つぶんしかカウントされなかったり、空白として集計されたりと、正しい集計結果が出てこなくなる可能性があります。

また、セルの結合がされているセルを、別の場所にコピー&ペーストしようとすると、勝手に貼り付け先のセルが結合されてしまったり、エラーメッセージが出ることもあります。セル結合によってコピペが不便になるので、他の人と共有するときは多用しないようにしましょう。

印刷範囲を確認しよう

共有したファイルを印刷するとき、作成者が定形のサイズに収まるように印刷範囲を設定しておけば、そのままプリントアウトできて喜ばれます。

ファイル作成後、まずは「ページレイアウト」タブから「サイズ」を選び、用紙サイズを選択しましょう。A4サイズを選ぶケースが多いかと思います。

次に「表示」タブから「改ページプレビュー」を選択。すると、1ページにどれだけの範囲が印刷されるのかが蒼い線で表示されます。青い線をマウスで調整することで、1ページあたりの印刷範囲が変更できます。

その後、印刷プレビューで確認すれば◎

改ページプレビューで設定した後、印刷プレビューで確認すれば更に安心。
[印刷]→「印刷プレビュー」を実行すれば、どんなふうに印刷されるのかイメージがわかりやすくなります。

また、複数ページを印刷するときは「ヘッダー」と「フッター」を設定すればさらに便利です。
[印刷プレビュー]画面から「ページ設定」をクリック後、「ヘッダー/フッター」タブを選びます。たとえば「ヘッダー」にシートのタイトルを、「フッター」にページ数を設定すれば、印刷後、複数ページでも何のファイルの何ページ目なのかが判別しやすくなります。

例として、ヘッダーに「売上表」というタイトルを、フッターにページ数を設定してみました。

内容を編集できないようにするには

ファイル共有時に気をつけたいのは、数値などのデータが誤って変更されたまま上書き保存されてしまうこと。売上高など、内容によっては後で大きなトラブルになるリスクがあります。
そこで「シートを保護」することによって、編集にロックをかけることができます。

保護したいシートを表示したまま[校閲]タブを開き、「シートの保護」を選択。
シートの保護を解除するパスワードを設定すれば完了。

この設定をしてセルに書き込もうとすると、シートが保護されている旨のメッセージが表示されます。

解除するには「シート保護の解除」からパスワードを入力すればOKです。

いかがでしたか? これらを実践すれば、Excelファイルがスムーズに共有できるようになるはず! ぜひ今日からお試しあれ。

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Kana.mM(かな)

編集プロダクション勤務を経てフリーライターとして独立し、そろそろ10年。旅行、不動産、広告、生活系のジャンルで執筆活動中。趣味は野球観戦と戦争ゲーム。アナログ心を忘れないデジモノ好きを目指しています。

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